La importancia del sistema de pedidos en la Supply Chain

Para hacer frente a los retos y desafíos constantes del comercio electrónico y sus pedidos masivos, las empresas más eficientes y competitivas cuentan con un sistema de pedidos desde el que se pueda acceder a toda información. Un sistema digitalizado a través de una solución de software específicamente adaptada a la empresa y con la que se fomente una gestión de pedidos que esté a la altura de las necesidades actuales.

¿Qué es un sistema de pedidos?

El sistema de pedidos, también conocido como Order Management System (OMS,) es un proceso que forma parte de la herramienta que se ha convertido en imprescindible para hacer el seguimiento de la entrada de pedidos y su procesamiento. Este sistema está pensado para optimizar las ventas en un momento de expansión del comercio multicanal, es decir, en el que los pedidos se emiten a través de diferentes canales (redes sociales, mailing, página web, tienda física…).

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Por tanto, un sistema de gestión de pedidos se entiende como la solución tecnológica capaz de trazar el seguimiento de los pedidos que se realizan en la empresa, desde su entrada hasta su tramitación. Esto es, desde que el cliente rellena un formulario para la adquisición de un producto hasta que se hace efectiva la entrega del mismo. Para ello, el sistema de pedidos u OMS comprende la gestión de los procesos y todos los datos que están involucrados en el ciclo de vida de cada pedido, incluyendo el servicio postventa.

Gracias a un sistema de gestión de pedidos podemos:

  • Visibilizar todos los pedidos pendientes, para avisar en almacén del procesamiento del pedido
  • Controlar la validación del pedido y la autorización del pago
  • Desarrollar una tramitación de los pedidos en a que contemos con toda la información en tiempo real
  • Supervisar los niveles de inventario, para tener un mayor control del stock
  • Controlar el estado del pedido en el transporte
  • Poder notificar al cliente sobre el seguimiento del pedido, pudiendo gestionar la entrega o la devolución más fácilmente.

Además, en muchas ocasiones este sistema abarca no solo una gestión interna de la empresa, ya que también garantiza un mayor control de la relación con los proveedores externos. A su vez, este sistema permite adquirir una mayor visibilidad de los servicios de embalaje y/o centros de distribución, contribuyendo a una mayor automatización y a la reducción de errores.

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El seguimiento de pedidos, garantía de un buen OMS

Los usuarios de ecommerce demandan cada vez más un seguimiento de pedidos preciso para estar informados en todo momento del tracking de su pedido. Como empresas, debemos resolver esta inquietud para promover una experiencia de compra lo más positiva posible.

Es por esto que es importante contar con un sistema que genere información detallada en cada estado del pedido mediante el envío automático de emails.

Cuando un usuario realiza un pedido este entra al sistema como “pendiente”. Una vez que se verifica que el pedido está pagado, en el estado de “procesando el pedido” se comprueban los datos del pedido. En este momento, se le notificará al usuario vía email de que el pedido ha sido correctamente procesado. Una vez que se ha comprobado esta información en el departamento de ventas, se ofrece al usuario el seguimiento del pedido, ya que el producto pasa a formar parte de las sucesivas operaciones logísticas. Es entonces cuando el usuario recibirá la información correspondiente, indicando el camino que queda por recorrer hasta que reciba su producto.

Concretamente, el sistema de pedidos deberá proveer al usuario de un localizador o código de envío en el que podrá comprobar por sí mismo y siempre que lo desee la siguiente información:

  • Preparación del pedido: Recogida del almacén
  • Pedido en tránsito: En esta fase se deberá concretar que el pedido está en proceso de transporte.
  • Pendiente del reparto: Avisando de que el pedido está próximo a la entrega. Lo ideal en esta fase es que se concrete al usuario el día y la franja horaria en la que recibirá el producto.

Así es como la efectividad del sistema de pedidos repercute en la satisfacción del cliente y en el correcto funcionamiento de una cadena de suministro, ya que sirve de enlace entre sus distintas fases para alcanzar una óptima gestión de pedidos.

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