Gestión de proveedores: ¿qué es y cómo llevarla a cabo?

La gestión de proveedores es un conjunto de procesos y actividades que permiten a una empresa identificar, seleccionar, incorporar, realizar transacciones y colaborar con los partners adecuados para su negocio.

La cadena de suministro es un factor diferencial hoy día y, las empresas que quieren obtener ventaja, ponen especial atención en los proveedores, sus códigos éticos, responsabilidad y alineación con la cultura corporativa, entre otros aspectos clave. ¿Quieres conocer cuáles son?

Cómo llevar a cabo la gestión de proveedores en la empresa

La gestión de proveedores es un proceso fundamental para cualquier empresa que necesite abastecerse de bienes y servicios para su funcionamiento. A continuación, se describen algunos aspectos clave y cómo llevarla a cabo:

• Identificación y selección de proveedores: el primer paso en la gestión de proveedores es identificar y seleccionar aquellas empresas que pueden satisfacer las necesidades de la organización. Para ello, se pueden utilizar diferentes criterios como la calidad de los productos o servicios, el precio, la capacidad de entrega, la experiencia y la reputación del proveedor, entre otros. Es importante tener en cuenta que la selección de proveedores debe ser una decisión estratégica, ya que puede tener un impacto significativo en la operación y los resultados de la empresa.
• Establecimiento de acuerdos y contratos: una vez que se han identificado y seleccionado los proveedores, es necesario establecer acuerdos y contratos claros que definan las condiciones de la relación comercial. Estos acuerdos pueden incluir aspectos como los precios, las condiciones de pago, las fechas de entrega, las garantías, la responsabilidad social y los niveles de calidad esperados.
• Gestión de la relación con los proveedores: para garantizar una relación positiva y duradera con los proveedores, es necesario establecer una comunicación fluida y transparente. Es recomendable mantener reuniones periódicas con los proveedores para revisar los resultados y las necesidades de la empresa, y para buscar oportunidades de mejora conjunta. Además, es importante establecer mecanismos de seguimiento y control para garantizar que los proveedores cumplan con los acuerdos establecidos.
• Evaluación y mejora continua: la gestión de proveedores no es un proceso estático, sino que requiere una evaluación constante para identificar oportunidades de mejora y optimización. Para ello, se pueden utilizar indicadores de desempeño como el nivel de cumplimiento de los acuerdos, la calidad de los productos o servicios, la puntualidad en las entregas y el nivel de satisfacción de los clientes internos.

La función de abastecimiento es un proceso clave para el futuro del negocio y, para llevar a cabo una buena gestión de proveedores, es necesario tener en cuenta los aspectos mencionados, prestando especial atención a la hora de evaluar y mejorar continuamente el desempeño de los proveedores.

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Claves para hacer una buena selección de proveedores

La selección de proveedores es una tarea estratégica fundamental para cualquier empresa, sobre todo para aquellas que compran muchas de las materias primas que, posteriormente, utilizan en su proceso productivo.

A continuación, se proponen algunas claves para lograr identificar a los mejores partners para el negocio:

1. Define tus necesidades. Antes de buscar un proveedor, es importante que tengas clara cuál es la necesidad que quieres cubrir y qué características debe tener el proveedor que lo suministre.
2. Realiza una búsqueda exhaustiva. Utiliza diferentes medios, como internet, ferias o referencias de otros empresarios, para obtener información sobre los proveedores que existen en el mercado y hacer una primera selección.
3. Evalúa a los proveedores. Una vez que tengas una lista de posibles proveedores, es necesario evaluarlos. Para ello, puedes utilizar cuestionarios, visitas a sus instalaciones, referencias de otros clientes o pruebas de calidad de sus productos o servicios.
4. Selecciona al proveedor. Después de haber evaluado a los proveedores, es momento de tomar la decisión final y elegir al proveedor que mejor se adapte a tus necesidades. Para ello, es importante considerar no solo el precio, sino también otros factores como la calidad del producto o servicio, la capacidad de respuesta, la cultura de empresa o la flexibilidad.

Una vez que elegido al proveedor, es fundamental mantener una buena relación con él. Para ello, es recomendable establecer una política de trato a proveedores, segmentarlos según su importancia, emplear un sistema de administración de la relación con proveedores (SMR), plantear una estrategia win-win, medir la compatibilidad, ser transparente y dedicar tiempo y recursos a conocer bien a esa empresa con la que se hacen negocios.

En qué fijarse al hacer los contratos con proveedores

Cuando se trata de definir y firmar contratos, una parte indispensable en la gestión de proveedores, es importante prestar atención a una serie de aspectos para asegurar que la relación comercial sea exitosa y beneficiosa para ambas partes. Aquí hay algunos elementos clave a considerar:

1. Establecer los términos del acuerdo: el contrato debe definir claramente los términos de la relación comercial entre la empresa y el proveedor. Esto incluye los productos o servicios que se van a adquirir, el precio, la forma de pago, la duración del contrato, las condiciones de entrega, etc.
2. Protección legal: el contrato debe ser un documento legalmente vinculante que establezca los derechos y obligaciones de ambas partes. Esto asegura que ambas partes estén protegidas en caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales.
3. Gestión de los contratos: una vez que se haya firmado el contrato, es importante asegurarse de que se gestione adecuadamente. Esto implica llevar un seguimiento de los plazos de entrega, el cumplimiento de las obligaciones contractuales y cualquier otra cláusula que se haya acordado en el contrato.
4. Negociación: es importante negociar los términos del contrato para asegurarse de que se estén obteniendo los mejores precios y condiciones posibles. También se debe tener en cuenta que se establezcan incentivos y penalizaciones que fomenten el cumplimiento del contrato.
5. Detallar el objeto del contrato: hace falta detallar cuál es la prestación que se contrata o en qué consiste la colaboración, explicando todos los extremos posibles e indicando lo que incluye y lo que no.
6. Definir los términos de entrega y pago: es importante establecer claramente los términos de entrega de los productos o servicios y los plazos de pago acordados. Esto puede incluir fechas límite de entrega, plazos de pago, condiciones de pago, etc.
7. Revisar la existencia de cláusulas de protección: es recomendable incluir cláusulas de protección para garantizar que el proveedor cumpla con sus obligaciones contractuales. Por ejemplo, cláusulas que establezcan penalizaciones en caso de incumplimiento o garantías de calidad del producto o servicio.

La gestión de proveedores, cuando se lleva a cabo de manera óptima, desde el inicio de la relación; se tienen en cuenta las necesidades, objetivos y cultura de ambas empresas y las metas comunes se convierte en uno de los puntos fuertes del negocio. De ahí puede surgir la ventaja competitiva, el poder de diferenciación y el valor que necesita la propuesta comercial que tiene el poder de atraer al cliente y fidelizarlo.

Créditos fotográficos: dragana991