Dashboard logístico: ¿Qué es y qué indicadores incluir?

Los dashboards son herramientas de visualización de datos que proporcionan una representación gráfica y concisa de los principales indicadores y métricas en tiempo real. Estas representaciones visuales permiten a los profesionales de la logística monitorizar y analizar de manera eficiente el rendimiento de las operaciones, identificar problemas y tomar decisiones informadas. Si quieres saber qué características debe tener una dashboard logístico efectivo y qué elementos no pueden faltar en el tuyo, sigue leyendo y te damos todas las claves. 

¿Qué es un dashboard en logística?

Un dashboard logístico es una herramienta de visualización de datos que se utiliza para representar de manera gráfica y concisa información relevante sobre el rendimiento y las operaciones en la cadena de suministro. Estos dashboards están diseñados para ofrecer una vista panorámica y en tiempo real de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas relacionadas con la logística y la gestión de la cadena de suministro.

Los dashboards logísticos pueden incluir una variedad de elementos visuales, como gráficos, tablas, diagramas y mapas, que presentan información de manera clara y comprensible. Estos elementos permiten a los profesionales de la logística monitorizar de manera eficiente el flujo de productos, los procesos de transporte, el inventario, los niveles de servicio al cliente y otros aspectos cruciales de la cadena de suministro.

¿Por qué es necesario contar con un dashboard en la cadena de suministro?

La importancia de los dashboards logísticos radica en su capacidad para mejorar la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones basada en datos. Se trata de cuestiones de gran relevancia cuando hablamos de entornos internacionales, donde la agilidad a la hora de reaccionar ante un imprevisto o de adaptarse a los cambios son aspectos cruciales.

¿Qué KPI se utilizan en logística?

En logística, se utilizan una variedad de Key Performance Indicators (KPI) o Indicadores Clave de Rendimiento para medir y evaluar el desempeño de las operaciones logísticas. Estos KPIs son esenciales para entender cómo están funcionando los procesos y dónde pueden realizarse mejoras. 

Contar con estos KPI en nuestro dashboard logístico puede ser de gran ayuda a la hora de tener una visión global y efectiva de cómo se desarrolla la cadena de suministro en nuestro negocio: 

• Tiempo de entrega: mide el tiempo que transcurre desde que se coloca un pedido hasta que se entrega al cliente. Esto incluye el tiempo de procesamiento, preparación y transporte.
• Costo por entrega: calcula el costo promedio de entregar un producto a un cliente, incluyendo todos los gastos asociados, como transporte, embalaje y mano de obra.
• Nivel de servicio al cliente: evalúa la satisfacción del cliente en función de la puntualidad de las entregas, la precisión de los pedidos y la calidad del servicio.
• Exactitud del inventario: mide cuán preciso es el registro de inventario en comparación con el inventario físico real, lo que ayuda a evitar errores y pérdidas.
• Eficiencia del transporte: evalúa la utilización de vehículos y rutas de transporte para optimizar los recursos y reducir los costos operativos.
• Índice de devoluciones: calcula la cantidad de productos devueltos por los clientes y las razones detrás de estas devoluciones, lo que puede indicar problemas en la cadena de suministro.
• Utilización de espacio de almacenamiento: mide cuán eficientemente se utiliza el espacio en almacenes y centros de distribución, lo que puede reducir los costos de almacenamiento.
• Tiempo de ciclo de pedido: evalúa el tiempo que lleva desde que se recibe un pedido hasta que se completa y se envía, lo que ayuda a mejorar la velocidad de respuesta.
• Rendimiento de los proveedores: mide la calidad y la puntualidad de los suministros de los proveedores, lo que puede afectar directamente la cadena de suministro.
• Rotación de inventario: evalúa con qué rapidez se venden o utilizan los productos en inventario, lo que puede ayudar a optimizar los niveles de inventario.
• Eficiencia de costos de almacenamiento: calcula el costo de almacenar y mantener el inventario en comparación con los ingresos generados por las ventas.
• Porcentaje de cumplimiento de pedidos completos: mide la proporción de pedidos que se entregan completos en comparación con los pedidos totales, lo que afecta la satisfacción del cliente.
• Tiempo de procesamiento de pedidos: evalúa el tiempo que se tarda en procesar un pedido desde que se recibe hasta que se prepara para su envío.
• Pérdida y daño de productos: Mide la cantidad de productos que se pierden o dañan durante el transporte o el almacenamiento.

Estos son solo algunos ejemplos de los KPI que se utilizan en logística. La elección de los KPI adecuados depende de los objetivos específicos de la empresa y de los aspectos críticos de su cadena de suministro que desee medir y mejorar. La combinación de varios de estos indicadores puede proporcionar una visión completa del rendimiento logístico, y constituyen elementos clave que deberíamos incluir en nuestro dashboard logístico. 

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¿Un dashboard logístico siempre ha sido igual que ahora?

La evolución de los dashboard logísticos ha sido muy notable en los últimos años. Gracias a los avances tecnológicos y al acceso a los grandes volúmenes de datos, hoy en día nos ofrecen información mucho más completa y relevante. 

Algunos aspectos clave de esta evolución de la herramienta dashboard logístico aplicada a la cadena de suministro son los siguientes:

• Mayor disponibilidad de datos: con el aumento en la adopción de tecnologías de seguimiento y monitoreo, así como de sistemas de gestión de almacenes (WMS) y sistemas de gestión de transporte (TMS), se ha generado una gran cantidad de datos logísticos. Los dashboards logísticos aprovechan estos datos para proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento de la cadena de suministro.
• Visualización avanzada de datos: los paneles de control han pasado de gráficos simples y tablas estáticas a representaciones visuales más sofisticadas, como gráficos interactivos, mapas, diagramas de flujo y paneles personalizables. Estas representaciones visuales permiten una comprensión más rápida y profunda de los datos logísticos.
• Análisis predictivo y prescriptivo: los dashboards en logística han evolucionado para incluir analítica avanzada. Mediante el uso de algoritmos y modelos avanzados, los dashboards pueden proporcionar información sobre posibles problemas futuros, tendencias de demanda, escenarios hipotéticos y recomendaciones de mejora. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones proactivas y a optimizar su cadena de suministro.
• Accesibilidad y movilidad: la evolución tecnológica ha permitido que los dashboards sean más accesibles y móviles. Ahora es posible acceder a ellos desde dispositivos móviles, lo que brinda a los profesionales de la logística la flexibilidad de monitorear y analizar datos en cualquier momento y lugar. Esto es especialmente útil para aquellos que necesitan supervisar y tomar decisiones sobre la marcha.
• Integración con otras herramientas y sistemas: los dashboards se integran con sistemas como ERP, WMS y TMS para automatizar y sincronizar datos, mejorando la precisión y actualidad de la información.

Como se puede ver, los dashboards logísticos han evolucionado para convertirse en herramientas muy potentes que brindan a los profesionales de la logística una visión completa y en tiempo real de las operaciones. En este sentido, los dashboards actuales han mejorado la toma de decisiones, la eficiencia y la transparencia en la cadena de suministro, lo que repercute en procesos más ágiles y productivos. 

¿Cómo hacer un dashboard logístico?

La creación de un dashboard logístico efectivo implica varios pasos clave para garantizar que muestre información relevante y útil para la gestión de la cadena de suministro. Aquí tienes una guía paso a paso para crear un dashboard logístico:

Definir los objetivos y requisitos

Comienza por identificar claramente los objetivos de tu dashboard logístico. ¿Qué quieres lograr con él? ¿Qué problemas deseas resolver o qué aspectos deseas mejorar en tu cadena de suministro? Reúnete con los principales interesados (stakeholders) para comprender sus necesidades y expectativas. Esto ayudará a definir los requisitos del dashboard.

Seleccionar los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Basándote en los objetivos y requisitos establecidos, elige los KPI más relevantes para tu dashboard logístico. Estos pueden incluir indicadores como tiempo de entrega, costo de transporte, nivel de servicio al cliente, entre otros. Según las características de cada negocio y de cada cadena de suministro, habrá que identificar qué KPI son los más adecuados en cada caso. 

Recopilar y preparar datos

Reúne los datos necesarios para calcular los KPIs seleccionados. Estos datos pueden provenir de sistemas de gestión de almacenes (WMS), sistemas de gestión de transporte (TMS), sistemas de seguimiento de inventario, registros de pedidos, entre otros. Limpia y prepara los datos para eliminar duplicados, errores o información inexacta que pueda afectar la precisión del dashboard.

Elegir una herramienta de creación de dashboards

Selecciona una herramienta de creación de dashboards que se ajuste a tus necesidades. Algunas opciones populares incluyen Tableau, Power BI, QlikView, Excel (para dashboards simples), y otras herramientas de visualización de datos.

Diseñar la estructura del dashboard

Planifica la estructura del dashboard, incluyendo la disposición de los elementos visuales, como gráficos, tablas y números clave. Decide qué tipo de visualización de datos será más efectiva para cada KPI. Por ejemplo, utiliza gráficos de barras para comparar valores o mapas para mostrar ubicaciones geográficas.

Crear los gráficos y tablas

Utiliza la herramienta seleccionada para crear los gráficos y tablas que representarán los KPI. Asegúrate de que sean fáciles de entender y que proporcionen información valiosa. Si tu herramienta de creación de dashboards lo permite, agrega elementos interactivos como filtros, deslizadores o menús desplegables para permitir a los usuarios explorar los datos de manera más detallada.

Incorporar comentarios y notas explicativas

Agrega comentarios y notas explicativas en el dashboard logístico para ayudar a los usuarios a comprender los datos y los hallazgos clave. Este tipo de información agiliza la comprensión de los datos y las gráficas, por lo que puede ser de gran ayuda en la toma de decisiones. 

Pruebas y ajustes

Realiza pruebas exhaustivas del dashboard para asegurarte de que todos los datos se actualicen correctamente y de que los gráficos y tablas funcionen como se esperaba. Recopila retroalimentación de los usuarios y realiza ajustes según sea necesario para mejorar la usabilidad y la utilidad del dashboard.

Implementación y capacitación

Implementa el dashboard logístico en tu organización y capacita a los usuarios relevantes en su uso y comprensión.

Mantenimiento continuo

Realiza un mantenimiento continuo del dashboard, asegurándote de que los datos se actualicen regularmente y de que los KPI sigan siendo relevantes para los objetivos de la empresa.

En resumen, un dashboard logístico es una herramienta esencial que brinda una visión global y en tiempo real de la cadena de suministro. Su evolución ha mejorado la toma de decisiones y la eficiencia. Elegir los KPI adecuados, diseñar una estructura clara y mantenerlo actualizado son pasos clave para su éxito. En un mundo logístico en constante cambio, un buen dashboard es fundamental para la gestión efectiva de la cadena de suministro.