Áreas en las que más se utiliza el outsourcing

Outsourcing es un término inglés que se puede traducir como ‘subcontratación’, ‘externalización’ o ‘tercerización’. En inglés, la palabra out significa ‘fuera’ y source, ‘fuente’ u ‘origen’, es decir, la expresión se refiere a una fuente externa.

¿Qué es el Outsourcing o subcontratación?

El término outsourcing hace referencia al proceso mediante el que una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un proveedor de servicios. Se basa en la descentralización de alguna actividad, que no forme parte del núcleo de funciones clave de una organización, a un tercero especializado. Es muy importante que la actividad que se decida subcontratar no sea el pilar principal del negocio, ya que ello podría causar daños en el futuro empresarial.

¿Qué hace un outsourcing?

El outsourcing se ocupa de actividades a las que el negocio típicamente destinaba sus propios recursos y talento. Supone una alternativa a la creación o contratación de un departamento propio, lo cual incrementaría los gastos de personal, y además permite elegir un proveedor que cumpla con las características que se buscan y que rinda de forma más eficiente en una determinada área del negocio. 

Es así como funciona el outsourcing: gracias a la externalización de funciones, permite a la organización obtener más tiempo para centrarse en los aspectos clave de la gestión empresarial y obtener mejores resultados en las áreas terciarizadas, al ocuparse de ellas equipos especialistas. 

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¿Cuáles son los servicios de outsourcing?

Los distintos tipos de outsourcing o subcontratación dan lugar a servicios tan variados como los siguientes:

  • Deslocalización. También conocido como off-shoring, implica la contratación de servicios a terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, entre otros factores.
  • In-house. Es el tipo de outsourcing que se produce en las instalaciones de la organización contratante del servicio.
  • Off-site. El servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que presta el servicio.
  • Co-sourcing. Es la modalidad en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos.
  • De colaboración. Se aplica a las operaciones que producen artículos o prestan servicios a un tercero.

Una vez vistos los tipos de outsourcing, vamos a detallar las áreas en las que más se utiliza este proceso de tercerización.

Áreas de la empresa que pueden pasar a outsourcing

Los ejemplos de empresas que utilizan outsourcing no dejan de aumentar y, con ello, la proliferación de negocios 3Pl e incluso 4PL. Las organizaciones confían en este tipo de compañías altamente especializadas y, al externalizar procesos, pueden centrarse en los aspectos que mejor saben hacer. De esta forma, maximizan el rendimiento minimizando los costos.

El proceso de externalización de servicios no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa. A continuación, se muestran los ejemplos de outsourcing más comunes:

  • Outsourcing de los sistemas financieros: este tipo de outsourcing externaliza el análisis de las posibilidades económicas de las empresas, especialmente el asesoramiento. Es imprescindible en procesos de expansión y durante periodos de crisis.
  • Outsourcing de los sistemas contables: con este outsourcing, dejamos la economía diaria de la empresa en manos de los expertos. Además, el ahorro respecto a tener un contable propio puede llegar a ser del 60%.
  • Outsourcing en el área de Recursos Humanos: ésta es un área estratégica de la empresa, por lo que dejar que se ocupen los expertos no sólo mejora sus resultados, sino que agiliza los procesos de selección, evaluación y formación.
  • Outsourcing de los servicios informáticos: el soporte o mantenimiento de los servicios informáticos requiere de profesionales con conocimientos específicos en informática, por eso muchas empresas optan por externalizar estas áreas. 
  • Outsourcing de los sistemas administrativos: las tareas administrativas son densas y complejas, por lo que externalizarlas ahorra un tiempo muy valioso a las empresas. 
  • Outsourcing de actividades secundarias (producción, sistema de transporte, actividades del departamento de ventas y distribución o proceso de abastecimiento, entre otros).
  • Outsourcing de las actividades de mercadotecnia.

Riesgos del outsourcing: ¿cuáles puedo prevenir y cómo?

A pesar de ser un sistema efectivo, hay que señalar que el outsourcing implica tener en cuenta la existencia de algunos riesgos para la empresa. Veamos cuáles son esos riesgos, cuáles podemos prevenir y cómo debemos hacerlo:

  • Negociación de un contrato poco satisfactorio o inadecuado: para evitar problemas de entendimiento en un futuro y las tensiones y tiranteces derivadas de ello, firma un contrato con cláusulas cerradas y exige resultados. Si el proveedor no cumple lo acordado en el contrato, busca una solución antes de que perjudique al funcionamiento de tu negocio. 
  • Selección errónea del contratista: antes de realizar tu elección definitiva, busca bien y asegúrate de que has encontrado la empresa que mejor se adapta a tus necesidades. Reúnete con los candidatos, pide presupuesto, compara, asegúrate de que tiene la capacidad de cumplir con los objetivos y estándares que deseas… así te asegurarás de que le sacas el máximo partido al proceso de outsourcing. Si escoges un contratista poco adecuado, las consecuencias para tu empresa podrían ser desastrosas. 
  • Incremento del nivel de dependencia de entes externos e inexistente control sobre el personal del contratista: externalizar un servicio supone delegarlo en terceros a los que no podemos controlar, de ahí la importancia de escoger bien al contratista y de negociar los contratos con inteligencia. 
  • Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato: un proceso de outsourcing implica llevar a cabo estos gastos adicionales. Sin embargo, debes considerarlo una inversión y tener en cuenta que verás los resultados en el medio y largo plazo. 
  • Cese en la prestación de servicios, fallo o desaparición del contratista: estos son riesgos que escapan a nuestro control, pero que pueden suponer un varapalo para nuestro negocio. Por eso debemos tenerlo muy presente antes de lanzarnos a un proceso de outsourcing. 
  • Rechazo del concepto de Outsourcing por la precariedad laboral de los subcontratados: en algunos casos la externalización lleva aparejada una precarización laboral de los empleados de la empresa contratista. Deberás tenerlo en cuenta, sobre todo si decides subcontratar a una de esas empresas, no sólo por las repercusiones negativas que podría tener en tu imagen de marca sino también por las implicaciones éticas personales que conllevaría. 

Como en todos los procesos empresariales, los riesgos existen. En el caso de la extrenalización, las ventajas suelen superarlos, pero siempre es necesario hacer un estudio de la organización que permita decidir si el outsourcing puede ser productivo o no para el desarrollo empresarial.


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