Cómo gestionar un backorder para satisfacer al cliente

Seguramente hayas oído hablar del concepto “backorder”. Pero, ¿es positivo o no? A veces las empresas usan lo que se conoce como backordering como estrategia de comercialización. Sin embargo, el problema está cuando la situación escapa a nuestro control y no sabemos cómo hacerle frente.

La práctica profesional efectiva del Supply Chain Management supone equilibrar múltiples factores, como la velocidad de retorno, la justificación de la inversión o el tipo de criterio empleado en la gestión de stock. Y en este último punto, hay que hacer todo lo posible para evitar la rotura de stock y decepcionar al cliente. En ocasiones, este objetivo no es tan fácil de cumplir. Puede haber situaciones en las que la demanda supere a la oferta y, por tanto, al stock mínimo o de seguridad, o que, por otra parte, se exceda la capacidad de la empresa para suministrar el producto.

Cuando el cliente solicita un producto que la empresa no tiene en su almacén hay dos opciones: decir que está fuera de stock o recurrir a un backorder.

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¿Qué es un backorder o pedido pendiente?

Un backorder es cuando un cliente demanda un producto que no está en stock y, aunque esta demanda no se puede satisfacer de manera inmediata, la empresa vende este producto a la vez que lo solicita a su proveedor o mayorista. En castellano, hablamos de los pedidos pendientes, algo que es muy común, por ejemplo, en la temporada de vacaciones.

¿Te parece complicado? Lo explicamos mejor a continuación.

La estrategia de los backorders: Cómo hacerla adecuadamente

Muchas empresas lo que hacen ante esta situación (que en la más pura teoría no es más que una rotura de stock) es activar una opción de reserva para que, una vez que el pedido esté disponible, se envíe a su destinatario. A veces cuando se trata de productos muy demandados para los que el cliente está dispuesto a esperar, el backordering no es una estrategia tan descabellada. Sin embargo, otras veces no es lo más conveniente, ya que se podría perder la venta debido a la espera.

Por ejemplo, un minorista podría comprar a su proveedor el producto demandado, pero podría hacerlo bien individualmente, o bien en grandes cantidades para satisfacer todos los pedidos pendientes y, al mismo tiempo, abastecer su inventario para las próximas demandas. Lo más frecuente y económico es el segundo caso.

En el peor de los casos, puede ocurrir que el proveedor tampoco tenga disponible el producto, que el fabricante carezca de las materias primas necesarias y, entonces, el proveedor también tenga que esperar.

En cualquiera de los casos, si no se administra bien, los backorders pueden suponer a la empresa un auténtico desafío.

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Ideas para una buena gestión de backorders

¿Qué se puede hacer para no perder ventas?

  • Una nueva sección

A nivel online, una práctica consiste en crear un apartado individual en la página de ventas en la que se incluyan todos los backorders. Una diferenciación que será útil tanto para la empresa, para su gestión de stock, como para los clientes, que sabrán que esos artículos son más “demandados” y pueden tardar más en la entrega.

  • Just In Time (JIT)

Para algunas empresas, lo habitual es administrar un inventario “justo a tiempo”, es decir, solicitar los productos según se vayan demandando y, de esta forma, reducir al máximo los costes de almacenaje. En estos casos, el modelo de trabajo es que el producto llega “justo a tiempo” y la base de ello reside en una sólida estrategia de negociación con los proveedores. Este sistema es muy empleado para optimizar la producción, por ejemplo, en la industria automotriz.

  • Combinar las devoluciones y los backorders

En otros casos, basta con calcular los pronósticos de demanda y devoluciones, ya que muchas de las devoluciones esperadas podrán satisfacer a los pedidos pendientes. Este método es muy empleado en el sector de la moda.

Sea como sea, ante los backorders la empresa debe tener implementado una estrategia a seguir tras analizar indicadores clave en logística (como los lead times), indicadores que pueden conocerse mediante un buen SGA (Sistema de Gestión de Almacenes).

En esencia, lo más importante es mantener al cliente informado de que el artículo solicitado puede tardar más de lo normal en ser entregado. Si se acuerda una fecha, es clave cumplir con ella. Y, por último, para alcanzar un backorder eficaz la empresa deberá proporcionar un óptimo y seguro seguimiento de inventario.

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