Optimizar la gestión de compras: cómo hacerlo y qué tener en cuenta

En la actualidad los productos y las empresas ya no compiten entre sí, sino que el peso de esta misión recae sobre las cadenas de suministro. Dentro de la supply chain, la diferenciación se reduce, en última instancia, a las personas, el enfoque y la tecnología.  Y en este sentido, tal y como recoge el IBM Business Value Chief Procurement Officer Study, «El área de gestión de compras puede ser un componente clave para la generación de valor en la empresa. Determinados modelos de gestión impulsan el crecimiento de los ingresos alrededor de un 20% y pueden mejorar el margen de beneficios en un 15%».

Así pues, merece la pena preguntarse cómo se podría optimizar la gestión de compras y, por supuesto, cómo debería llevarse a cabo la operación. En este post te damos todas las claves que necesitas al respecto. ¡Sigue leyendo!

¿Por qué el sistema de gestión de compras es clave para el supply management?

Lo cierto es que los gestores de compras juegan un papel decisivo en la optimización del rendimiento de la cadena de suministro. Si bien hace unos años su rol era más bien secundario, la tendencia de esta figura es al alza, ya que de sus decisiones depende:

  • La eficiencia de procesos.
  • El ahorro de costes.
  • La alineación con la estrategia empresarial.

Su misión está integrada con el negocio en conjunto y sus acciones causan un impacto en todas las áreas, por eso su misión se basa en la proactividad y exige:

  • La búsqueda continua de nuevos materiales y oportunidades.
  • La comparación de proveedores, ofertas y fuentes de aprovisionamiento.
  • La coherencia en sus decisiones y la capacidad de hacer pronósticos basados en datos objetivos y fiables.
  • Velar por dar el mejor uso a los recursos monetarios de la empresa llevando a cabo una impecable gestión de stock.

Los 5 aspectos a considerar en un sistema de gestión de compras

Todo sistema de gestión de compras de éxito ha de atender a los siguientes 5 factores que minimizan el riesgo a la vez que incrementan su eficacia:

  • La oferta: comparar presupuestos nos puede dar una idea de las condiciones de mercado imperantes y nos permite hacer una buena selección. No hay que conformarse con el primero que llega, pero tampoco resulta productivo excederse en esta etapa y aumentar innecesariamente la lista de presupuestos a evaluar.
  • Los proveedores: hay que intentar ajustar las condiciones de los que tenemos, pedir mejorar su oferta (más producto por el mismo precio, mejores condiciones de pago, transporte o de plazos de entrega). Al mismo tiempo, resulta muy interesante buscar otras alternativas que pueden ofrecernos un producto igual o mejor a un precio más competitivo, o cuyas ofertas nos sirvan para negociar con nuestros proveedores habituales. Fundamental valorar su servicio posventa entre los factores a considerar a la hora de hacer una selección.
  • Las necesidades: conocer perfectamente las necesidades de la empresa permite hacer una mejor planificación de la demanda, que se refleja en unas condiciones óptimas de la función de aprovisionamiento al poder disfrutar de descuentos por grandes volúmenes, ofertas especiales o condiciones más beneficiosas atendiendo a la periodicidad de compra.
  • Las posibilidades: probar nuevos productos, testar proveedores alternativos, distribuir volúmenes de compra entre distintas empresas puede aportarnos una gran ventaja y evita la dependencia que sitúa al proveedor en una posición de poder que en nada beneficia a nuestra empresa.
  • Las exigencias: la curva de la demanda, el ritmo de la competencia y la tendencia del mercado plantean desafíos a los que nuestra organización ha de poder responder. La ventaja en costes es siempre un buen punto de partida y en ello un buen sistema de gestión de compras tiene mucho que decir.

gestión de compras

¿Cómo optimizar la gestión de compras?

Con estos cinco factores en mente, es posible mejorar la gestión de compras. ¿Cómo? De las siguientes maneras:

  • Mejorando los procesos de abastecimiento estratégico

¿A qué nos referimos? Básicamente, a intentar ganar en alineación con el negocio y otros procesos, incorporar innovaciones que permitan impulsar su rendimiento, e intentar que estos procesos sean fácilmente accesibles vía online, acompañándolos de plantillas, formación, mejores prácticas y recursos multimedia.

  • Entendiendo que no es lo mismo gestionar las relaciones con los proveedores que gestionar su rendimiento

En este caso hablamos de utilizar reuniones para tomar el pulso a las relaciones y métricas para evaluar los progresos, tener en cuenta el punto de vista de proveedor, aprovechar los beneficios del feedback constructivo y bidireccional y de alinear la gestión de las distintas categorías de proveedores, el abastecimiento estratégico y la gestión del rendimiento de proveedores, para ganar en visión.

  • Apoyándose en la tecnología

Para lograrlo, es necesario buscar la visibilidad, la integración y la agilidad y emplearla para aumentar la transparencia en las operaciones. Por otra parte, es necesario aprovechar sus beneficios para la innovación.

  • Comprendiendo el valor de la función de compras

Nos referimos a analizar su potencial estratégico para el futuro de la organización y compartir los resultados de la investigación con los grupos de interés, además de apostar por la mejora continua para seguir creciendo — asegurando que se mantiene la alineación con las necesidades del negocio y la gestión de las expectativas—.

  • Haciendo una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos

Para ello, los pasos a seguir son: darse cuenta de que no basta con automatizar su gestión y olvidarse; fomentar las prácticas que ayuden a aumentar la precisión de la información y faciliten recabar datos; y someter los contratos a revisión periódica para continuar reafirmándose en su idoneidad o tomar medidas de ajuste que los alineen con las pautas seguidas por los procesos de abastecimiento estratégico.

  • Evitando plantear un modelo de gestión de compras rígido

Es decir, que debemos emplear un modelo de gestión más centralizado cuando sea necesario mejorar el control, fomentar la descentralización para ganar en cercanía con el cliente y no tener miedo a crear una estructura propia, a medio camino entre ambas, si ello permite adaptarse mejor a las distintas circunstancias.

  • Mejorando la capacitación del equipo de compras

Para ello necesitaremos trabajar por actualizar sus cualificaciones, además de invertir en la formación y adecuar los programas de desarrollo de carrera a las nuevas necesidades en materia de talento de la organización. Por último, desde los niveles ejecutivos es crucial predicar con el ejemplo, compartiendo el gusto por el aprendizaje continuo con el resto de miembros del equipo.

Errores graves que todo sistema de gestión de compras debe evitar

Sin embargo, a la hora de llevar a cabo una estrategia para optimizar la gestión de compras, es necesario tener en cuenta ciertas prácticas que pueden conducir a errores de graves consecuencias. Tales acciones son las siguientes:

  • Dar por hecho que las ofertas de los proveedores son todas iguales excepto por el precio. La mayoría de los proveedores se esfuerzan por diferenciar sus productos o servicios y es necesario tratar de comprender esas diferencias y descubrir qué valor tienen para la organización, para poder hacer una buena elección. Además, siempre es aconsejable negociar con tales proveedores.
  • No escuchar las propuestas de los proveedores: estas alternativas pueden ayudar a lograr lo mismo de una forma mejor o más económica. No dar al proveedor la oportunidad de sugerir otras opciones puede implicar el renunciar a oportunidades de mejora.
  • No ser capaz de llegar a un consenso entre las partes interesadas para las decisiones de compra. Dar voz a los stakeholders aumenta las posibilidades de éxito y disminuye los posibles conflictos que, obrando en contrario, son susceptibles de aparecer.
  • Hacer una selección de proveedor sin investigar más allá de su propuesta: la elección de proveedor debe basarse en su idoneidad, valorada objetivamente, no por la capacidad de persuasión de su propuesta. Es necesario aplicar métodos de calificación y, nunca lanzarse al vacío, probar con un pequeño porcentaje de producto o durante un periodo de tiempo limitado antes de cerrar las puertas a otros.
  • Aceptar condiciones que la empresa no puede asumir: cuando los agentes encargados de las compras se centran exclusivamente en el precio, pueden caer en la tentación de hacer cualquier cosa para lograr el deseado ahorro. Ser capaz de hacer concesiones comerciales a cambio de obtener precios más bajos implica conocer escrupulosamente los límites de su organización, de lo contrario no es una opción a plantearse.

Y a ti, ¿te gustaría aprender a poner en marcha las estrategias para optimizar la gestión de compras?

POST - TOFU - Profesionalización en la gestión de compras


Entradas relacionadas

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.

Deja un comentario