Negociación con proveedores en la gestión de compras

La gestión de compras de una empresa es fundamental para que el equilibrio económico de la misma sea el adecuado. El responsable de las compras debe llevar a cabo unas correctas estrategias de negociación con proveedores para que el acuerdo al que se llegue sea el más rentable posible para la empresa.

gestión de compras

Créditos fotográficos: istock daizuoxin

La gestión de compras y aprovisionamiento es una función muy importante en la cadena de suministro, ya que una organización podrá aumentar su margen de beneficios si lleva a cabo una política de aprovisionamiento óptima. Por lo tanto,  el éxito de una organización obedece directamente a una excelente gestión de compras de la misma. Los problemas más comunes con los que se puede encontrar la persona encargada de la gestión de las compras son:

  • Que no exista un determinado sistema de negociación.
  • Que no se lleve a cabo una detenida selección de los proveedores.
  • Que no se valoren a estos proveedores.
  • Desconocimiento de los productos que se adquieren.
  • No conocer las previsiones de ventas, y no tener control en la planificación de la producción.

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Visto esto, una correcta gestión de compras y aprovisionamientos permitirá incrementar los beneficios de la empresa ya que se tratan de unas cantidades bastante importantes para la organización, y a su vez condiciona la calidad del producto final, porque a través de esta gestión se obtendrán las materias primas necesarias para que el proceso de producción se lleve a cabo de manera eficiente.

Una vez justificada la existencia de un departamento de compras en una empresa y su importancia, analizamos brevemente las funciones de la gestión de compras que se llevan a cabo:

  • Mantener un registro de los datos y presentar informes de gestión.
  • Asegurar el flujo continuo de la producción.
  • Aumentar la rotación de activos.
  • Minimizar los costes.
  • Desarrollar fuentes alternativas de suministros.
  • Formar y desarrollar al personal.
  • Integrarse con otros departamentos de la empresa.
  • Negociar y mantener buenas relaciones con los proveedores.

Y es en esta última función donde queremos hacer especial hincapié, debido a la importancia que procesa.

Tips expertos para mejorar resultados en la negociación: los fundamentos

A quién se compra y de qué manera se hace, es uno de de los parámetros más importantes a la hora de reducir costes en una empresa. Por eso la negociación con proveedores es un tema fundamental a tratar y en el que se tiene que hacer especial hincapié en que se cumplan unos requisitos para asegurar la rentabilidad de las compras.

El éxito de la gestión de compras está estrechamente ligado a unos buenos resultados en la negociación con proveedores y esto, puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de la organización.

Si por algo se identifica al tiempo que estamos viviendo es por la cada vez mayor comunicación e interconexión de manera mundial, por lo que hoy en día la negociación con proveedores se vuelve mucho más exigente y minuciosa, ya que las organizaciones pueden dirigirse a cualquier empresa del mundo para que cubra sus necesidades y de este modo abastecerse de manera rápida y eficaz.

Por este motivo se hace más necesario seguir una base, es decir, unos cimientos en la negociación con proveedores, para que, a pesar de que la empresa pueda dirigirse a otro proveedor de cualquier parte del mundo, si no está conforme con el suyo, no se repitan los hechos que le han llevado a esta inconformidad.

Fundamentos básicos en la negociación con proveedores

En pleno año 2017, las nuevas tecnologías y el Internet de las cosas, permiten a las empresas realizar sus compras en un mercado mucho más amplio y mucho más productivo que hace unos años, pero eso no quita que la negociación con proveedores no siga unos principios imprescindibles para que se lleve a cabo de manera exitosa.

  • Lo primero que se debe hacer, antes de lanzarse a elegir un proveedor y a negociar las compras de la organización, es analizar la gestión de compras y la negociación con proveedores que se ha estado llevando a cabo a lo largo de los años. No porque siempre se haya hecho de determinada manera, tiene porqué estar bien, es más hoy en día y con las nuevas tecnologías, la forma de abastecer una empresa dista mucho de la manera en la que se hacía hace unos años ¿cómo hacerlo?
    • Reformular cuál es la verdadera necesidad. Hay que identificar la necesidad de la empresa hoy en día, si realmente se está comprando lo que la organización necesita para llevar a cabo su proceso de producción o su estrategia de crecimiento. Sí las especificaciones técnicas son las adecuadas, o si es efectivo que el proveedor entregue en un término de “x” días. Todas estas preguntas deben ser de nuevo contestadas y analizadas para darse cuenta de sí lo que siempre se ha estado haciendo es lo productivo para la empresa.
    • Tener continuamente presente a todos los proveedores. Que un responsable de compras esté contento con un determinado proveedor, no quiere decir que sea el mejor ni el único. Con las nuevas tecnologías y los avances en logística, muchos se quedan atrás y sus clientes no se dan cuenta. Por eso hay que estar informándose de lo que otros proveedores pueden ofrecer y de este modo potenciar la negociación con los que ya existen.
  • El responsable de la negociación con proveedores de la organización tiene que asentar las especificaciones que se necesitan y cuáles serán las condiciones para cerrar el acuerdo. Así pues, este responsable tiene que determinar de manera muy exhaustiva temas como las restricciones de diseño o los objetivos de negocio entre otras. Además también deberá enumerar las condiciones y requisitos que se le exigen al proveedor para que él pueda realizar una oferta acorde a las exigencias de la empresa.
  • Cuando la empresa ha cerrado la fecha de entrega de las ofertas por partes de los proveedores, ésta debe analizar una por una para ver primero las que cumplen con las condiciones y especificaciones del producto o servicio exigidas. Después tendrá que aunar toda la información para distinguir qué proveedor le ofrece algo que despunta sobre los demás. Finalmente tendrá que contactar con aquellos proveedores que han pasado la primera selección y empezar con una nueva estrategia de negociación.

La clave de una buena negociación con los proveedores

Una cosa es comprar las materias necesarias para que el proceso de producción se lleve a cabo, y otra muy distinta es la negociación con los proveedores para que se realice esta compra. Para negociar con el proveedor, el responsable de la gestión de compras debe organizarse y anticiparse a éste. Debe saber qué le tiene que pedir, de qué manera se lo tiene que pedir y lo más importante conocer a quién se lo está pidiendo. En una negociación las dos partes dominan el terreno, pero lo importante es saber cómo disponerlo.

Es fundamental que el responsable de compras vea al proveedor como un aliado y no como un enemigo, ya que la importancia que éste tiene sobre el negocio es más o menos igual de importante que la de cualquier departamento de la empresa. Hay que tener en cuenta que de ellos depende el aprovisionamiento de la empresa para que funcione, desde el más simple lápiz, hasta la más necesaria maquinaria para elaborar el producto.

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de trazar las estrategias de negociación con los proveedores es tener claro lo que la organización necesita verdaderamente, ya que puede haber momentos en los que se ofrezca a la empresa algo que podría ayudar, pero que no es imprescindible para funcionar. Así pues hay que tener claras las necesidades y las prioridades de compra. Un mismo proveedor te puede ofrecer distintos productos y servicios, pero es importante que se le instruya en lo que se desea actualmente.

Aun así, aunque se tenga claro que lo que se quiere comprar es un producto determinado, no hay que dejar de lado las posibles ofertas, y es necesario que se analicen por si en un futuro surgen nuevas necesidades.

Además para ser un buen responsable de compras y servir como orientador al proveedor y organizarse uno mismo, se debe realizar un prototipo para la entrega de cotización que le guiará al proveedor en lo que la empresa quiere y servirá para que se dé cuenta de la importancia de su trabajo con la organización.

Cómo mejorar la gestión de compras y el proceso de negociación con proveedores

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Créditos fotográficos istock: demaerre

Estos dos procesos son vitales para que la empresa desarrolle correctamente su actividad y para que no existan problemas en la Supply Chain. Dada la gran importancia que tienen para el buen funcionamiento, es importante prestar mucha atención a estas acciones y, por supuesto, tratar de mejorarlas al máximo. Para ello, lo ideal, es estar en constante formación para que siempre se esté a la última. Para conseguir esta formación el curso gestión de compras es idóneo, ya que te ayudará a planificar toda la cadena de aprovisionamiento de principio a fin, exprimiéndola al máximo y haciendo que ésta sea rentable. Además, este curso gestión de compras te ayudará de manera a paralela a mejorar las estrategias de negociación con proveedores, ya que serás más conocedor de cómo se encuentra la situación del mercado a fondo.

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