Objetivos de un proyecto de mejora continua

Los principales objetivos de un proyecto en supply chain pasan por la mejora continua. La optimización de operaciones y procesos tiene que considerarse cíclica y no finita. Al fin y al cabo, cuando las primeras metas específicas se alcanzan, siempre aparecen otras más ambiciosas en el horizonte, nuevos objetivos por los que trabajar y hacia los que encaminar los esfuerzos de la cadena de suministro.

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¿Qué es la mejora continua en una empresa?

La mejora continua en una empresa es una estrategia de mejora gradual, que busca introducir cambios positivos de forma cíclica en procesos y productos a través de iteraciones. A la mejora continua también se la conoce como Kaizen, y su objetivo es reducir el desperdicio y elevar los niveles de calidad de la empresa, por eso se utiliza por miles de organizaciones de todo el mundo en su búsqueda de oportunidades de ahorro.

La flexibilidad de la mejora continua como práctica puede aplicarse en cualquier tipo de negocio, no es necesario llevarla a cabo desde un enfoque formal, y, de hecho, aunque es una estrategia enfocada en el largo plazo, sus beneficios se notan desde el inicio, en especial cuando se pone en marcha animando la participación de los empleados.

¿Qué es proyecto de mejora continua?

Un proyecto de mejora continua es una iniciativa que busca la optimización incremental de un producto, un proceso, un área o varios de ellos en la organización. Estos esfuerzos pueden buscar una mejora paulatina, a lo largo del tiempo, o una mejora decisiva, que cause un impacto inmediato, aunque en todo caso necesitarán ser evaluados y ajustados de forma constante a la luz de su eficiencia, efectividad y flexibilidad.

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Teniendo en cuenta que el fracaso de proyectos suele ser el resultado de no realizar un seguimiento (o verificar el ajuste) al completar la implementación, en un proyecto de mejora continua esta monitorización será absolutamente necesaria. Una forma muy simple para llevarlo a cabo es aplicando el modelo Plan Do Check Adjust (o PDCA).

Verificar si el despliegue ha cumplido o no las expectativas permitirá ajustar el plan para identificar y tratar de resolver las brechas que puedan existir en los resultados. Esta práctica puede aplicarse repetidamente, puesto que no existe un final en el camino hacia la excelencia, aunque sí una meta.

¿Qué es un proceso de mejora continua?

Un proceso de mejora continua es cada una de las partes en que puede dividirse el proyecto de mejora continua, que se diferenciará del resto por su objetivo específico, los recursos destinados a trabajar por las metas fijadas, la forma de abordar las acciones de mejora, su seguimiento y ajuste y, en muchos casos, también los responsables que velarán por su progreso.

Un proceso de mejora continua puede aplicarse a un producto, por ejemplo, buscando eliminar accesorios superfluos o elevar su utilidad; a un proceso industrial o de negocio, para reducir costes y minimizar el desperdicio; o a un área de la organización, para elevar la calidad de sus entregas y lograr, entre otras cosas, una mayor satisfacción del cliente.

¿Cómo se hace un proyecto de mejora y cómo se aplica la mejora continua después?

Todos sabemos que no es fácil mejorar los resultados. Si lo fuera, la mayoría de empresas lo lograrían. Es por eso que los proyectos de mejora de procesos son quizás el tipo de iniciativa más complicado de gestionar.

Para tener éxito y alcanzar una mejora significativa, el Director de proyecto debe incorporar cinco elementos clave que le ayudan, confirmando que sabe cómo se hace un proyecto de mejora:

  1. Evaluar a los stakeholders y llevar a cabo una gestión adecuada de las relaciones con las partes interesadas, es vital para obtener el apoyo del proyecto.
  2. Establecer reglas básicas para ayudar a los equipos a trabajar juntos es muy efectivo.
  3. Guiar el proyecto hacia adelante afinando la toma de decisiones basada en datos y minimizando las emociones y las reacciones instintivas.
  4. Trabajar proactivamente.
  5. Mejorar las habilidades de facilitación.

Finalmente, la incorporación de potentes métodos de prueba para verificar y validar las recomendaciones garantizará resultados innovadores.

Cómo se aplica la mejora continua

Si bien es completamente posible utilizar la mejora continua al alterar sus procesos y métodos cada vez que se perciba un error o un cuello de botella, vale la pena tener un plan establecido a seguir.

La forma como se aplica la mejora continua más eficazmente es definiendo para ello un proceso, que podría consistir en:

  • Hacer pequeños ajustes incrementales sobre la marcha.
  • Organizar reuniones para discutir cambios mayores de manera consensuada.
  • Identificar claramente el problema o la mejora.
  • Planificar soluciones potenciales.
  • Probar los cambios en un entorno no productivo.
  • Monitorizar los cambios después de la implementación.

Identificar áreas susceptibles de mejora, planear cómo introducir cambios, probarlos, implementarlos y ajustar es el ciclo mismo de la mejora continua que impulsa a cualquier organización hacia la excelencia.

Objetivos de un proyecto: una percepción realista

El lugar más lógico para comenzar con la mayoría de las iniciativas de mejora continua es averiguar dónde se encuentra el negocio en el presente, sólo así se pueden plantear objetivos de un proyecto alcanzable, que comienza por el autoconocimiento y se desarrolla en clave realista. A partir de ahí hace falta:

  • Saber hacia dónde se dirige la organización.
  • Conocer qué procesos y prácticas están funcionando y cuáles no.
  • Identificar las buenas prácticas, tanto en el seno de la propia empresa, como en otras organizaciones, competidoras o no.

El benchmarking pretende dar respuestas a las preguntas clave que forman la base de una estrategia en la cadena de suministro. Entre los objetivos de un proyecto de este tipo se encuentra el lograr la suficiente repercusión en las siguientes áreas:

  • Finanzas: el impacto de mejora debe permitir alcanzar o superar las marcas fijadas tras llevar a cabo la evaluación comparativa.
  • Costes: se trata de avanzar hacia la competitividad en costes.
  • Operaciones: buscar el factor diferencial es tan importante como ser capaz de identificar esas características que definen las operaciones de las cadenas de suministro que demuestran un mejor rendimiento.
  • Desempeño: el establecimiento de indicadores es clave para lograr objetivos en un proyecto de mejora continua. Saber cómo medir el rendimiento, en qué áreas hay que priorizar el análisis, o cuáles son las metas a alcanzar es fundamental.
  • Organización: es importante saber cómo se estructura la propia organización y qué diferencias existen en cuanto a otras, si después se ven traducidas en términos de eficacia y control.
  • Colaboración: mejorar la integración requiere de una evaluación de los modos escogidos para llevar a cabo la cooperación. Entre los objetivos de un proyecto de este tipo puede encontrarse el incluir algunas de las últimas innovaciones que permitan mejorar la sincronización y optimizar el desempeño de estas iniciativas.
  • Outsourcing: determinadas áreas resultan más rentables externalizadas. Cuando no se trata de aspectos prioritarios ni de carácter estratégico, el outsourcing implica la reducción de los costos generales y la mejora del servicio.
  • Tecnología: saber qué es lo que funciona y lo que no, conocer qué avances han incorporado los competidores a sus operaciones y procesos y entender la correlación entre el uso de la tecnología y la eficacia de la cadena de suministro es tan necesario como tener claras las prioridades en este campo a corto plazo.

Los objetivos de un proyecto de mejora continua, además de en estos elementos pueden centrarse en otros aspectos del supply chain como la seguridad, la creación de una red de socios de negocio o la generación de valor. En cualquier caso, y sea cuales sean las direcciones escogidas para avanzar, lo importante es no dejar de buscar el ajuste óptimo ni de hacer un esfuerzo encaminado a promover la sostenibilidad del negocio.

Créditos fotográficos: Kenishirotie y pablographix

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