Optimización de procesos: 3 claves para mejorar

Las organizaciones se enfrentan cada día con el desafío de producir más con un coste menor. Para crecer, sus responsables buscan la optimización de procesos, que es la manera de fomentar el ahorro y aumentar el conocimiento de lo que cada proceso representa en el negocio.

En la práctica, no importan tanto las herramientas, las tecnologías o los recursos invertidos; ni tiene sentido centrarse en cuánto dinero se ha invertido o en los esfuerzos realizados por el equipo, ya que un proceso subóptimo nunca entregará el resultado más eficiente posible.

Lo que la optimización de procesos puede aportar a la empresa es una forma de reducir el dinero, el tiempo y los recursos invertidos en un proceso, para lograr mejores resultados empresariales.

 

¿En qué consiste la optimización de procesos?

El objetivo principal de la optimización de procesos es reducir o eliminar el tiempo y el desperdicio de recursos, los costes innecesarios, los cuellos de botella y los errores, mientras se logra el objetivo del proceso.

 

TEXT - TOFU - Business Intelligence

 

El tiempo y recursos que se emplean en corregir un error solo se gastan si ese error existe. Por tanto, no bastaría con conocer de la existencia de un fallo o una situación mejorable, sino que también haría falta saber cómo lograr evitarlo.

 

¿Cuáles son los pasos de la optimización de procesos?

Para evitar errores, ineficiencias y fallos o para corregir los existentes, la optimización de procesos se centra en los siguientes pasos:

  1. Identificación. Primero, hay que identificar cuál es la necesidad de optimización de procesos que existe en la empresa. Para ello puede comenzarse por pensar en un proceso que ralentiza las operaciones más de lo que debería o que induce a la insatisfacción del cliente o el estrés entre los empleados. Una vez identificado ese proceso, sería preciso profundizar en él a través de preguntas que ayuden a determinar cuál es el núcleo del proceso, los elementos que no se pueden cambiar, como las siguientes:
  • ¿Cuál es el propósito final del proceso?
  • ¿Cuál debería ser el resultado?
  • ¿Dónde comienza y termina el proceso?
  • ¿Qué actividades forman parte del proceso, pasando por las etapas?
  • ¿Qué departamentos y personas están involucradas?
  • ¿Qué información viaja entre pasos?
  1. Es el momento de mapear el proceso, preocuparse por cómo ejecutar cada paso, sobre cómo fluye el proceso, sobre cómo podría ayudar la optimización de procesos en este caso concreto. Todo el equipo debería participar a la hora de hallar respuestas a preuntas como:
  • ¿Hay una mejor manera de realizar este proceso?
  • ¿Cómo se realiza exactamente este proceso?
  • ¿Cuánto material utiliza este proceso?
  • ¿Cuánto tarda el proceso en terminarse?
  • ¿Cuánto tiempo se pierde en retrabajo y corrección de errores?
  • ¿Dónde se detiene el proceso?

Tener una visión micro y macro es importante. Cada detalle es importante, desde la forma en que se escribe un correo electrónico hasta la percepción de lo que quiere el cliente. La perspectiva que se obtiene en esta fase de la optimización de procesos se puede completar comparando las respuestas a estas preguntas con las del primer grupo, ya que al hacerlo se pueden descubrir tareas que parecían cruciales, pero que, en realidad son prescindibles.

  1. Implementación. Después de conocer el proceso a este nivel de detalle e identificar las oportunidades de cambio y las necesidades de mejora, es hora de desarrollar el proceso de una manera nueva. Es una parte delicada de la optimización de procesos de negocio puesto que resulta crucial, tanto para el propósito del proceso como para la optimización del proceso de negocios, que todos adopten el nuevo proceso e implementen los cambios. Puede suceder que el proceso no termine como lo esperábamos, que el personal no se acostumbre a él o que se compruebe que la implementación no se realizó correctamente, casos en que podría ser necesario comenzar de nuevo el proyecto.

Una vez se llega a este punto, hay que evitar insistir en los mismos errores, puesto que eso nos conduciría a resultados equivalentes. Automatizar los procesos que se ha demostrado que funcionan y distribuirlos a través de la empresa ayudará a que pronto se empiecen a notar los resultados en reducción de costes, prevención de errores, reducción de desperdicios y aumento de producción.

Pero, éste no es el final de la optimización de procesos ya que, como en cualquier iniciativa de mejor continua, la monitorización es fundamental. Después de la automatización, seguramente se encontrarán nuevos puntos de mejora y cuellos de botella. Habrá que proceder a identificarlos, repensar el proceso, implementarlo y automatizarlo. Es un proyecto cíclico que, si se hace solo una vez, no ofrecerá ninguna solución a la organización, pero, si se integra en la cultura de la empresa, traerá la satisfacción del cliente, la felicidad de los empleados, una rentabilidad superior y un recorte de desperdicios importante.

 

Créditos fotográficos: NicoElNino y Geerati

 

POST - TOFU - Business intelligence


1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
(1 votos, promedio: 4,00 de 5)

Entradas relacionadas

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.

Deja un comentario