Planificación de tareas: mejora tu productividad

Conseguir ser más productivo es el objetivo que todos nos fijamos, tanto en nuestra vida profesional como personal. Ser organizado y saber qué tareas realizar primero son dos de las claves para conseguir cumplir este objetivo con éxito. Pero, ¿qué sabes más sobre la planificación de tareas?

 

Cómo llevar a cabo la planificación de tareas

Es posible que al intentar organizarte el día no sepas por dónde empezar. Para conseguir que la jornada laboral te cunda al máximo es importante llevar a cabo una buena planificación de tareas.

 

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Según estudios recientes, un minuto dedicado a la planificación, puede ayudarte a ahorrar hasta 10 en la ejecución. Para que esto sea cierto, es importante seguir una serie de pasos: 

  • Identificar todo lo que tienes que hacer. Esto puedes hacerlo o bien a primera hora de la jornada laboral o, bien, a última hora de la jornada laboral del día anterior. Es importante que repases todas las tareas que tienes que atender para luego no perder tiempo e ir identificándolas. Además de dedicar estos minutos diarios a revisar tareas, es importante que tengas un calendario más a largo plazo para que la organización pueda ser mejor. Por ejemplo, desglosa las actividades que, de normal, sueles hacer en un mes, así podrás organizarte el tiempo mejor. 
  • Clasificación de las tareas. Aquí pueden intervenir varias variables. Por una parte puedes clasificar las tareas entre tareas simples y complejas, de esta manera podrás ver qué tareas te van a llevar más tiempo y, por ende, necesitarás buscar un horario más amplio para darles cabida. Por otra parte, hay que identificar aquellas que son más urgentes de las que no lo son, es decir, hay que priorizar. En este punto hay que detenerse, ya que en muchas ocasiones damos prioridad a tareas que no son tan urgentes y/o importantes, una decisión que luego nos puede provocar estrés en el momento de entregar las tareas que sí que eran importantes. 

Con estos dos puntos en cuenta es el momento de marcar plazos y objetivos. Lo más importante aquí es que ambos sean realistas. Tú conoces tu ritmo de trabajo y los imprevistos que pueden surgir a lo largo del día, por lo que debes fijar tiempos realistas para la realización de tareas. De lo contrario, estarás incumpliendo tu calendarización y esto afectará de manera negativa a tu productividad y te ocasionará un estrés innecesario ya que abarcarás más de lo que realmente puedes. 

Una vez fijado los tiempos de ejecución, es importante fijarse qué te impide llegar a ellos. ¿Existe algún obstáculo o distracción que hace que el tiempo se esfume sin ser productivo? Identifica estos puntos para trabajar sobre ellos y minimizar su impacto sobre tu rutina laboral

planificacion de tareas 2

La importancia de la planificación de tareas

Una vez clara qué es la planificación de tareas y cómo llevarla a cabo es posible que te estés preguntando si realmente la necesitas. 

Es posible que llegues a tiempo a todas las entregas marcadas pero, ¿has pensado cómo podrías optimizar tu tiempo en el trabajo para no ir siempre apurado o para conseguir realizar las tareas de manera más detallada? Pues bien eso es, en definitiva, lo que consigue la planificación de tareas. 

Contar con una planificación de todo lo que tienes hacer ordenado de mayor a menor importancia te ayudará, primero, a planificar mejor tus tiempos y dar prioridad a aquellas tareas/clientes que realmente son más relevantes para tu negocio. Esto te ayudará también a: 

  • Mejorar tu productividad. No perder tiempo pensando qué tienes que hacer o revisando mails y listas de tareas pendientes, te ayudará a centrarte realmente en el trabajo a realizar, consiguiendo así ser más productivo
  • Menos estrés. Muy relacionado con lo que hemos mencionado anteriormente, una planificación te ayudará a entregar todo con más margen, por lo que se reducirá considerablemente el estrés provocado por las entregas de último momento. 
  • Motivación. Para muchos, ir completando las tareas de una lista o programación, es una fuente de motivación. Y es que, ver cómo todas las tareas se van haciendo según la forma y el plazo previsto es muy placentero y motivador. 

 

Como ves, todo son beneficios. Así que dedica todos los días unos minutos a realizar la planificación de tareas diaria y empieza a mejorar tu productividad en todas las tareas que tienes que hacer. 

 

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