Programa de gestión de proyectos: cómo escoger el correcto

Disponer de un programa de gestión de proyectos en las empresas es cada vez más habitual. Pero, ¿realmente me puede ayudar? ¿cuál debo elegir? Si todavía tienes dudas sobre este tipo de programas de gestión, te recomendamos seguir leyendo este post. 

 

¿Para qué sirve un programa de gestión de proyectos?

El auge de las tecnologías está facilitando nuestras tareas en el trabajo y en muchas ocasiones nos preguntamos si es necesario disponer de ellas. La respuesta es depende. Seguramente  su uso no sea imprescindible para el funcionamiento de la empresa pero, si lo que se pretende es avanzar, optimizar tiempo y mejorar en productividad, la respuesta es sí. 

 

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Dentro de este amplio abanico de herramientas que pueden ayudar nuestro día a día en la oficina, disponer de un programa de gestión de proyectos puede resultar muy útil, y es que son muchos los beneficios que se pueden extraer de ellos: 

  • Este tipo de herramientas son colaborativas, por lo que ayudará a facilitar el intercambio de documentación y de comunicación entre varios miembros del equipo sin la necesidad de estar todos ellos en la misma sala. 
  • Ofrecen módulos para gestionar tareas, tiempos y proyectos enteros, de forma que en una única plataforma se puede llevar un control total de todo lo que se hace, lo que se debe hacer y lo que ya se ha hecho. 
  • Es una manera sencilla de reubicar tareas y ver qué carga de trabajo tiene cada uno de los trabajadores. 
  • Se pueden activar recordatorios, de tal modo que su uso también puede como agenda. 

programa de gestion de proyectos 2

 

¿Qué opciones existen en programas de gestión de proyectos?

Actualmente existen una gran variedad de programas de gestión de proyectos, tal es así que es complicado saber cuál escoger. Lo primero, como siempre, es hacer un estudio previo de tus necesidades. Tienes que tener claro qué necesitas y qué esperas del programa, ya que eso te ayudará a decantarte por uno u otro en base a sus funcionalidades. 

Por otra parte, puedes escoger entre programas free, open source o freemium. Los primeros son totalmente gratuitos, muy útiles para empezar pero más limitados si buscamos opciones avanzadas. Los segundos son ideales para poder hacer cambios ya que cuentan con el apoyo de un desarrollo web. Por último, los terceros hacen referencia a programas gratuitos que tienen opción de suscripción premium a medida que se van necesitando más funcionalidades. Las tres opciones son correctas siempre y cuando tengas claro lo que necesitas. 

Otra forma de evaluar el programa de gestión de proyectos idóneo es el coste. Normalmente es el primer factor que se mira pero nuestro consejo es que se vaya un paso más allá y se mire qué coste va a suponer y que retorno se espera obtener, de manera que se mire el programa como una inversión y no como un coste directo. 

Pero no solo debes fijarte en estos aspectos, ya que hay otros que te ayudarán a encontrar el software que mejor se adapte a tus necesidades presentes y futuras: 

  • Escalabilidad. Hay que buscar un programa que pueda seguir creciendo a medida que lo hace la empresa. Si no es así, su uso se quedaría estancado en algún momento. 
  • Integración. Lo ideal es que el programa escogido de la opción de integrarse con otros de la empresa de tal manera que se pueda conseguir maximizar su rendimiento. 
  • Seguridad. La seguridad y la protección de datos es una prioridad a la hora de escoger cualquier programa informático, por lo que aquí no podía ser menos. Busca un software que te de la seguridad de que todo lo que se comparta en él será de manera segura. 

 

Si estás interesado en empezar con un buen programa de gestión de proyectos pero de forma gratuita, te recomendamos estos 10 softwares que te ayudarán a comprobar las bondades de este tipo de programas. 

 

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