Qué es SAP y por qué utilizarlo en las empresas

SAP responde a las iniciales de Systems, Applications, Products in Data Processing y es uno de los softwares ERP más empleados por las empresas de todo el mundo para casi todos los ámbitos de administración y gestión empresarial.

Se conoce como SAP en referencia al nombre de la compañía alemana líder en el mundo que desarrolló este sistema en 1992. Desde entonces este software no ha dejado de mejorar e implementarse en múltiples empresas para incrementar la eficiencia de sus operaciones.

¿Qué es SAP en realidad? 

Se trata de un sistema informático, de código abierto y enlatado, destinado a la gestión y administración de los recursos humanos, productivos, logísticos, comerciales y financieros de una empresa, entre otras áreas. Concretamente, un software ERP (Enterprise Resource Planning o, en español, Planificación de Recursos Empresariales) multifuncional que se ha convertido en una herramienta de primer nivel, tanto para grandes como para pequeñas empresas. 

Como sabemos, un software ERP contiene diferentes áreas empresariales, como el aprovisionamiento de materiales y productos, gestión de ventas y marketing, la planificación del producto o la contabilidad. Pues bien, todo eso y más se puede controlar desde SAP mediante distintos módulos.

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¿Por qué es importante?

Gracias a los distintos apartados que integra SAP, los empleados de la empresa pueden tener en tiempo real la información implicada en todos los procesos del negocio. 

Este sistema informático controla una gran cantidad de datos, los analiza y clasifica y los pone a disposición de los usuarios para que puedan ser interpretados. Esto supone un desempeño de tareas más eficaz y una administración de recursos más fácil y llevadera, lo cual es de vital importancia para el correcto funcionamiento de una cadena de suministro.

Con un SAP, el Supply Chain Management puede reducir los errores, tomar mejores decisiones empresariales y conocer a tiempo aspectos como:

• La disponibilidad de stock
• Pedidos pendientes de entrega
• Estado del proceso de facturación
• Recursos necesarios para completar una fase de fabricación
• Satisfacción del cliente
• Etc.

De esta forma, las soluciones SAP mejoran la gestión de toda la cadena de valor y permiten realizar cualquier tipo de proceso empresarial con la suficiente previsión y planificación para conseguir buenos resultados.

Módulos del sistema SAP

Estos son todos los módulos que incluye el sistema SAP:

• SAP Financial Accounting (FI)

En este módulo se incluye toda la información relativa a la contabilidad y a las operaciones financieras, como el balance y la cuenta de resultados, planes de cuentas, cuentas a pagar, etc.

• SAP Human Capital Management (HCM/HR)

Esta parte de SAP se centra en el departamento de Recursos Humanos de la empresa, lo que permite evaluar el desempeño de los trabajadores, manejar las nóminas, el flujo de tareas y tener un control de todas las actividades relacionadas con un RRHH.

• SAP Controlling (CO)

En esta parte, las empresas tienen un control sobre los aspectos vinculados a la gestión interna de la empresa. En referencia al término ‘controlling’, este módulo centraliza la información respecto a los planes a seguir, costes que se requieren, reporte y monitorización de las operaciones desarrolladas, áreas funcionales, centros de beneficios, etc.

• SAP Sales and Distribution (SD)

En cuanto a la gestión de ventas y distribución, en esta parte podemos visualizar la información implicada en estos procesos de negocio para incrementar la eficiencia en las ventas y entregas de pedidos, una fase fundamental de la logística.

• SAP Production Planning (PP)

La Planificación del Producto es otra fase que hay que llevar a cabo en plantas de fabricación. Es por eso que este módulo está especialmente diseñado para la planificación y gestión de la producción a medio y largo plazo.

• SAP Materials Management (MM)

En línea con el anterior, el módulo MM es uno de los componentes más populares, ya que permite trabajar con la predicción basada en el consumo, la gestión de stocks, de facturas y todas las actividades relacionadas con el aprovisionamiento.

• SAP Plan Maintenance (PM)

Por otra parte, el mantenimiento de la empresa también tiene cabida en SAP, sobre todo cuando se trata de empresas que tienen que controlar programas de mantenimiento y sus respectivas actividades con determinada periodicidad.

• SAP Customer Service (CS)

Esta área, por su parte, se encarga del servicio a clientes, tanto en la parte de preventa como de postventa. Una buena forma de garantizar el éxito en la relación entre empresa y cliente, incrementando la satisfacción de este último.

• SAP Quality Management (QM)

Por último, SAP se encarga también de ayudar en la gestión de calidad proporcionando las herramientas necesarias para llevar a cabo auditorías, inspecciones, control de procesos de producción, etc.

Como hemos comentado, los servicios de un sistema SAP cubren todas las necesidades administrativas y de gestión que pueda tener una empresa a un nivel muy amplio. Tendremos que valorar nuestras prioridades para tomar una buena decisión al respecto.