Sistemas ERP: beneficios de una correcta planificación de los recursos

Los sistemas ERP (siglas en inglés de los sistemas de planificación de recursos empresariales, Enterprise Resource Planning) son sistemas de análisis y gestión de información corporativa referente a múltiples aspectos de la cadena de suministro, y de las actividades y los procesos asociados a la misma.

Qué es un sistema de información ERP

Surgidos principalmente del ámbito de la gestión y la planificación de los recursos de producción, los sistemas ERP han permitido no solo mejorar la eficacia y la eficiencia de la cadena de producción, sino integrar en un mismo recurso de gestión distintos ámbitos tradicionalmente considerados de forma independiente, pero con un gran peso y relevancia en la gestión integral de la cadena de suministro.

Las características que definen un sistema de información ERP podrían resumirse así:

  • Es un sistema de planificación y análisis.
  • Abarca todos los procesos esenciales para gestionar una empresa, desde el inventario y la administración de pedidos, a la contabilidad, los recursos humanos y la gestión de relaciones con los clientes (CRM), entre otros.
  • En su nivel más básico, el software ERP integra estas funciones en un único sistema.
  • Tras la implementación de un sistema ERP, se logra agilizar los procesos y el intercambio de información en toda la organización.

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Qué es y para qué sirve un ERP

Al realizar una búsqueda en internet acerca de “ERP” la gran cantidad de información que aparece puede ser abrumadora. Cada sitio web parece tener su propia definición de ERP e, incluso los pasos recomendados para llevar a cabo una implementación de ERP pueden variar mucho, provocando confusión. Sin embargo, son precisamente estas diferencias las que ponen de manifiesto la flexibilidad inherente a este tipo de sistemas, que es la que hace de ERP una herramienta comercial tan poderosa.

Para obtener una comprensión más profunda de cómo las soluciones ERP pueden transformar el negocio, ayuda el tener una mejor idea de lo que ERP realmente es y cómo funciona. Podríamos resumirlo así:

  1. La característica central de todos los sistemas ERP es una base de datos compartida que admite múltiples funciones utilizadas por diferentes unidades de negocios.
  2. Una vez se ha implementado un ERP, los empleados de las distintas áreas de negocio y de todas las diferentes funciones de la cadena de suministro pueden confiar en una versión única de la verdad para sus necesidades específicas.
  3. El software ERP destaca por dos atributos: la automatización de la recogida, mantenimiento e intercambio de la información y la sincronización del reporting.
  4. El ERP suele poder accederse a través de un panel de control que permite a los usuarios de negocio comprender rápidamente el rendimiento de la empresa en métricas clave.

 

Qué son los sistemas ERP y CRM

A menudo los sistemas y el software ERP se definen como sistemas de gestión empresarial, y efectivamente eso son; sin embargo, no son únicamente eso, es decir, no son meramente sistemas de gestión en el sentido tradicional del término.

Como avanzábamos en la introducción, uno de los principales cometidos de los sistemas ERP es integrar, en un mismo y único recurso, los distintos sistemas de planificación y gestión de las operaciones clave de la cadena de suministro (CdS). Obviamente, para facilitar la gestión y la monitorización integral de las operaciones, también permiten que las informaciones con las que cuentan las distintas áreas funcionales y los departamentos de la organización confluyan en un mismo canal.

Así pues, los sistemas ERP son, en este sentido, más que sistemas de gestión corporativa, también son sistemas de información: permiten obtener una visión integral y de conjunto de las operaciones clave de una compañía, especialmente de aquellas que redundan en la mejora de su cadena de valor.

Desde el abastecimiento, el aprovisionamiento, la producción, la distribución y la logística inversa (la gestión SCM, o Supply Chain Management) hasta las relaciones con el cliente (gestión CRM, o Customer Relationship Management), los sistemas ERP ofrecen una visión global de las operaciones clave que, a su vez, son consideradas desde dos perspectivas distintas:

  • Verticalidad: la perspectiva vertical de la cadena de valor ofrecida por los sistemas ERP permite ordenar, planificar, gestionar y monitorizar el desempeño de procesos y actividades en un esquema de interdependencia vertical, desde el aprovisionamiento hasta la distribución.
  • Horizontalidad: complementa la visión vertical de las operaciones clave de la compañía con la mira puesta en el consumidor, tomando al cliente como centro de atención por encima del bien, el producto o el servicio ofrecidos. Todas las operaciones devienen, así, piezas de una cadena horizontal que persigue como último fin mejorar el nivel de satisfacción del cliente o consumidor.

Implementar un sistema ERP en cualquier compañía también plantea retos de distinta envergadura, como la capacitación del personal responsable, y muy especialmente la integración de las distintas áreas funcionales y departamentos bajo un único sistema de gestión empresarial. Debemos tener muy en cuenta que el éxito en la implementación de sistemas ERP requiere realizar una inversión considerable no solo en términos económicos, sino también en tiempo y en esfuerzo: el diseño de una correcta estrategia de gestión de la información corporativa, de la comunicación eficaz de la misma a los distintos estamentos y miembros de la empresa, y del nivel de compromiso adquirido con la estrategia definida son cuestiones de gran relevancia, y exigen una clara apuesta por parte de las direcciones y gerencias por los nuevos sistemas de gestión.

 

Qué es un servidor ERP

El servidor ERP es un sistema dedicado a alojar aplicaciones y datos ERP. Este tipo de servidores se utilizan para integrar aplicaciones dispares y agilizar la gestión de los sistemas empresariales. El servidor ERP trabaja de la siguiente forma:

  1. Conecta los sistemas existentes procedentes de la cadena de suministro, de Recursos Humanos y del área comercial, entre otros.
  2. Une todas las aplicaciones de la empresa en una sola interfaz en tiempo real.
  3. Presenta estos sistemas a través de clientes en estaciones de trabajo, computadoras portátiles y dispositivos móviles en toda la empresa.

La principal de las ventajas de un servidor ERP es su capacidad para mejorar la productividad y el rendimiento del negocio. Además, como todos los usuarios pueden trabajar con los datos del sistema en tiempo real, la capacitación y el soporte de los sistemas se ven reducidos.

 

Cuáles son los beneficios de contar con un sistema de información ERP

El sistema ERP impulsa la eficiencia en los procesos de la cadena de suministro, al romper las barreras entre las unidades de negocio. Más específicamente, una solución ERP:

  • Automatiza las operaciones principales del negocio.
  • Proporciona una visión global y en tiempo real de los datos.
  • Impulsa la introducción de mejoras, gracias a un enfoque de trabajo más proactivo.
  • Mejora el cumplimiento y reduce el riesgo.
  • Contribuye a optimizar el servicio al cliente.

Con una solución ERP, los empleados se ven empoderados al tener acceso a información objetiva, actualizada, completa y de calidad que les permite tomar mejores decisiones acertadas más rápidamente. No solo eso, sino que el software ERP ayuda a eliminar procesos y sistemas redundantes, lo que reduce drásticamente el coste general de las operaciones de la cadena de suministro.

 

Créditos fotográficos: NicoElNino

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