La importancia de la comunicación efectiva en la gestión de proyectos

La comunicación es la base de cualquier sociedad y de cualquier individuo. Por su parte, la comunicación efectiva garantiza que el mensaje que recibe el receptor sea claro y fácil de entender, sin que se generen dudas. 

Este concepto es fundamental en la gestión de proyecto. Actualmente, en muchos proyectos empresariales se ha podido demostrar la importancia y los enormes beneficios que tiene establecer una comunicación efectiva, sólida y fluida, tanto con los empleados como con los clientes. 

4 pilares básicos de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva, sea cual sea el ámbito en el que se quiera aplicar, requiere que se cumplan una serie de requisitos:

Escucha activa

La escucha activa es parte fundamental de la comunicación efectiva, tanto en la esfera personal como profesional. En cualquier acto comunicativo, se debe prestar atención a las necesidades, a las ideas y las peticiones de cualquiera de las partes. De este modo, el turno de palabra es más respetado y se consigue llegar a conclusiones mucho más acertadas. Asimismo, al dar la misma importancia a cada una de las partes, la comunicación es mucho más abierta y fluida.

Empatía y diplomacia

Comunicarse debe hacerse desde la empatía y la responsabilidad afectiva. No se trata de exponer ideas y defender las posiciones sin miramientos, sino que es necesario tener en cuenta las necesidades, preocupaciones e ideas de todas las partes implicadas. Además, es importante entender que los desacuerdos son necesarios para conseguir mejores resultados. Sin embargo, estos deben transmitirse correctamente, con las palabras y el tono adecuados.

Claridad y sinceridad

La claridad permite transmitir ideas y conceptos de manera que sean comprensibles para todos los interlocutores. De hecho, es complicado obtener los resultados esperados si estos no se presentan correctamente. Del mismo modo, para que la comunicación sea efectiva debe haber sinceridad entre las partes; es decir, cualquier persona que forme parte de una conversación debe poder expresarse libremente.

Planificación

La planificación es otro de los pilares de la comunicación si se buscan resultados rápidos y efectivos. De nada sirve exponer una cuestión durante muchas horas si las palabras están vacías, los conceptos no están claros o se permite cambiar el foco en cualquier momento. Sobre todo, en los grupos de trabajo, las comunicaciones deben estar bien planificadas, de manera que se aborden todos los puntos necesarios para tomar decisiones acertadas.

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Beneficios de la comunicación efectiva en el trabajo

Ahora que ya conoces los pilares básicos de la comunicación efectiva en cualquier ámbito, es importante que conozcas también las potenciales ventajas de aplicarla en la gestión de proyectos:

• Fidelización de clientes y empleados: una empresa en la que la comunicación es clara y efectiva, fideliza fácilmente a sus clientes y empleados. Sentirse escuchados y valorados son las prioridades de ambos.
• Satisfacción laboral y menos rotación: si los empleados se sienten apoyados, escuchados y comprendidos por sus superiores, su satisfacción laboral es mayor. Sin duda alguna, la empresa capaz de gestionar correctamente la comunicación tendrá menor rotación de personal y, por tanto, se ahorrará también en costes. 
• Ahorro considerable del tiempo: definir los temas a tratar y enfocarse en ello permite comunicaciones productivas y eficaces en poco tiempo.
• Equipos más consolidados: una empresa con un buen plan de gestión de comunicación ofrece a sus equipos el entorno adecuado para expresarse abiertamente. De esta manera, se crean equipos mucho más consolidados y efectivos.
• Mayor creatividad, mejores decisiones: cuanto mejor se sientan los empleados y mejor sea el entorno comunicativo, mayor será la creatividad. Además, las decisiones serán más acertadas. Asimismo, se conseguirán soluciones más innovadoras para cada proyecto.

Como ves, la comunicación efectiva es esencial, ya que los equipos de trabajo están más motivados y se fideliza un mayor número de clientes. Por ello, cualquier empresa que busque expandirse dentro de su mercado de referencia debe contar con un buen plan de gestión de la información.

Plan de gestión de la información: esencial

Crear un plan de gestión de la información es esencial tanto en las comunicaciones internas como externas. Por un lado, se establecen jerarquías y canales de comunicación más efectivos, por lo que hay una menor pérdida de información. Por otro lado, se transmiten mejor las ideas, por lo que los resultados son mejores. Se gana en productividad y se reducen los costes asociados a la pérdida de datos esenciales.

Con todo, la comunicación efectiva es necesaria tanto en la gestión de los equipos de trabajo como en la fidelización de los clientes. Para aprovechar todo su potencial resulta imprescindible contar con un buen plan de gestión de la información: la accesibilidad, la organización y el tratamiento será el primer paso hacia la consecución de los objetivos empresariales.