Errores comunes en la planificación de procesos que aún puedes evitar

“El 39% de los proyectos falla debido a la falta de planificación de procesos, recursos y actividades” (IT-Cortex). La buena noticia es que las estadísticas se pueden cambiar y, si se trabajan los aspectos prácticos de la gestión de proyectos, es posible desmarcarse de la tendencia y elevar el porcentaje de éxito.

 

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Como Project Manager necesitas dedicar el tiempo adecuado a la planificación de procesos, puesto que se trata de uno de los aspectos que determinarán la forma en que termine la iniciativa. Para cumplir expectativas tienes que evaluar tus procesos, fomentar la colaboración con el equipo y dentro de él, entre sus miembros, recurrir al uso de herramientas y soluciones tecnológicas que te faciliten cumplir objetivos. Tampoco puedes olvidarte de planificar también, en cierta medida, todos esos aspectos directamente relacionados con la propia planificación de procesos.

 

¿Qué es la planificación de procesos?

La planificación de procesos determina cómo se producirá un producto o se proporcionará un servicio. La planificación de procesos convierte la información de diseño en los pasos e instrucciones del proceso para fabricar productos de manera eficiente y efectiva, logrando un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.

La planificación de procesos es fundamental para la ISO 9001. Se trata de un requisito general que requiere que la organización:

  • Identifique los procesos.
  • Decida el orden en que se realizan.
  • Documente cualquier interacción entre diferentes procesos.
  • Se asgure de que se proporcionan los recursos adecuados.
  • Establezca los métodos apropiados necesarios para operar y controlarlos

La mayoría de las organizaciones incluyen un diagrama de flujo (mapa de procesos) para mostrar la secuencia y la interacciones de los distintos trabajos. Alrededor de los procesos centrales, casi siempre será posible encontrar varios procesos de soporte, que son los que aseguran un mejor funcionamiento.

Créditos fotográficos: scyther5

Planificación de procesos: fallos a eliminar

La formación que, por ejemplo, un Máster en Project Management te aporta, unida a tu propia experiencia profesional te ayudarán a evitar errores en la planificación de procesos como los siguientes:

  1. Desconocimiento de las debilidades y fortalezas de los miembros del equipo. Puedes contar con un grupo humano creativo, cualificado y motivado, pero, si no sabes aplicar su talento a las tareas más apropiadas para ellos, estarás aumentando las probabilidades de fracaso del proyecto.
  2. Fallos en la designación de roles y responsabilidades. Se trata de un error bastante común que, muchas veces, se produce por ni siquiera llevar a cabo esta tarea. Evitar sus consecuencias es tan sencillo como permitir que cada persona conozca qué se espera de ella y a quién debe reportar.
  3. Burocracia excesiva. Si bien es necesario el registro documental, cuando para cada acción hay que dar demasiados pasos, rellenar formularios, pedir varias revisiones y engrosar las obligaciones más allá de lo meramente oportuno, se está ralentizando todo el progreso de proyecto. Este fallo de planificación de procesos puede evitarse buscando la simplificación del papeleo, agrupando los registros o introduciendo nuevas soluciones tecnológicas que permitan agilizar el proceso.
  4. Falta de inspiración. No sólo en cuestiones relativas al planning, sino en todos los aspectos concernientes a la ejecución, como Project Manager debes tener en cuenta la importancia de saber compartir y transmitir una visión. Las metas claras son motivadoras.
  5. Planificación de procesos Independientemente del estilo de liderazgo que decidas adoptar como responsable de la iniciativa, recurrir al equipo puede dar un giro al planning y encauzar el proyecto en la dirección adecuada. Fomenta la colaboración de esos profesionales cualificados con suyo talento has decidido contar y ten en cuenta su aportación antes de tomar decisiones.
  6. Insuficiente apoyo tecnológico. En ocasiones, se contará con herramientas para la planificación de procesos, pero éstas habrán quedado obsoletas. En otros casos, el problema puede tener que ver con que las soluciones escogidas no permitan una buena integración con otros programas y aplicaciones de Project Management, no faciliten la colaboración o sean difíciles de usar. No se trata de hacer una inversión tecnológica extraordinaria, de hecho existen herramientas gratuitas que dan muy buenos resultados, pero hay que saber qué se necesita y qué se espera de la solución o soluciones escogidas.
  7. Volver a cometer los mismos errores. Revisar las lecciones aprendidas de proyecto de iniciativas anteriores y evaluar la eficiencia de tu plan te ayudarán a tropezar con la misma piedra.

¿Qué funciones cumple la planificación de procesos?

Las principales ventajas de la planificación de procesos tienen que ver con los siguientes aspectos:

  • La planificación aumenta la eficiencia de una organización.
  • Reduce los riesgos involucrados en las actividades que componen los procesos.
  • Facilita la adecuada coordinación.
  • Ayuda a organizar todos los recursos disponibles.
  • Permite mantener un buen control.
  • Ayuda a aclanzar objetivos.

La planificación de procesos minimiza errores y reduce el riesgo, dos beneficios que impactan positivamente en la motivación del personal de la organización, ayudando también en la toma de decisiones que aumenta su efectividad.

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