La gestión de aprovisionamiento: aspectos clave que debes conocer

La gestión de aprovisionamiento comprende el trámite del ciclo de aprovisionamiento que es el periodo que va desde el momento en el que se compran las materias primas a los proveedores hasta que el producto terminado se vende al cliente.

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?

El aprovisionamiento logístico comienza con la adquisición de materias primas que son necesarias para producir los bienes que posteriormente serán distribuidos y vendidos. Las materias primas que no sean utilizadas se almacenarán, de la misma manera que los productos elaborados que no se vendan. En este sentido, estas existencias serán muy importantes para la gestión de aprovisionamiento, ya que habrá que conocer cualquier movimiento de stock para poder llevar a cabo una correcta dirección del proceso.

El aprovisionamiento de una empresa está relacionado con la disponibilidad de recursos, la logística y la distribución. La gestión de aprovisionamiento podrá encontrar alguna dificultad si en alguna de estas etapas surgiera algún tipo de problema o impedimento. Por ello, la organización y coordinación de cada uno de los elementos que componen este proceso es clave para su buen funcionamiento, que, a su vez, es totalmente indispensable para la eficiencia y rentabilidad de la empresa.

¿Qué es la gestión de compras y en qué se diferencia de la gestión de aprovisionamiento?

A través de la gestión de compras, los responsables de este área se aseguran de que la organización cuenta con todo lo necesario para alcanzar las metas de negocio. Teniendo en cuenta las tendencias, los datos históricos y las previsiones, se procederá a planificar la forma de cubrir las necesidades de materias primas, productos terminados, partes y servicios.

Junto con el almacén y la coordinación de proveedores, la gestión de compras es parte de la gestión de aprovisionamiento. El primer objetivo de la gestión de aprovisionamiento es proporcionar al departamento de producción todas las materias necesarias para llevar a cabo su actividad. Además, se tendrá que conseguir al menor coste posible para rentabilizar al máximo la inversión y el proceso de producción.

Por otro lado, la gestión de aprovisionamiento debe asegurarse de que exista la suficiente cantidad de materias y productos en stock. Ya que la falta de stock podría provocar la pérdida de clientes al tener que esperar para realizar la compra y adquirir el producto deseado, y el excedente de stock podría reportar pérdidas para la compañía.

¿Qué aspectos componen la gestión de aprovisionamiento?

La gestión de aprovisionamiento adquiere una importancia estratégica en la cadena de suministro, como se puede desprender de sus tres componentes principales. Se trata de los siguientes:

• Gestión de compras: las compras y aprovisionamiento es la fase en la que se adquieren los productos que permiten llevar a cabo la actividad de la empresa, ya sea productora o comercial. Esta es un parte fundamental y habrá que tener en cuenta el precio, la calidad y las condiciones en las que se realiza la compra. Por ello, es importante elegir bien a los proveedores para poder rentabilizar al máximo el dinero invertido en la compra.
• Almacenamiento. El siguiente aspecto que forma parte de la gestión de aprovisionamiento es el almacenamiento de los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Además, este proceso también será necesario tras la producción hasta que el consumidor adquiera el producto. Esta fase del proceso requiere un espacio acondicionado y adecuado para los productos, según sus características, donde guardarlos y ordenarlos. Asimismo, también será necesario un sistema organizativo que permita clasificar los productos, encontrar el artículo que se desea con facilidad y conocer en todo momento de que se dispone en el almacén.
• Gestión de inventarios. Una parte fundamental del proceso es el control de aquellas materias que tenemos disponibles para producir, y de aquellos productos listos para la venta. Por ello, la gestión de inventarios es clave para conocer la cantidad de existencias que hay en el almacén, y poder determinar el ritmo de pedidos de manera que se puedan cubrir las necesidades productivas y comerciales de la empresa, al mínimo coste posible.

Generar una ventaja competitiva a través de estrategias de aprovisionamiento

Las estrategias de aprovisionamiento son una actividad fundamental en la Supply Chain. Pueden contribuir de forma determinante en el funcionamiento de una organización, en función de la manera en la que se gestionen.

Créditos fotográficos: endopack

Su finalidad es controlar y administrar los suministros para hacer frente a las exigencias de las fases del proceso de producción. La cantidad de abastecimiento y en qué momento abastecer la cadena de suministro, el control del inventario de materias primas, la predicción de la demanda, la calidad del proceso, la elección de proveedores y las fechas de salida y entrega de mercancía, son algunos de los factores pertenecientes a las estrategias de aprovisionamiento.

El aprovisionamiento de una empresa es importante no solo porque tiene un gran impacto en los costes, sino que además incide de manera significativa tanto en la calidad del producto como en el servicio al cliente. Por esto una buena gestión de aprovisionamiento supone un gran potencial de mejora empresarial.

En definitiva podríamos hablar de que el aprovisionamiento es un ciclo que engloba tres actividades principales:

• Llevar a cabo una adecuada elección de los proveedores que satisfagan las necesidades de la cadena de suministro, teniendo en cuenta ciertos criterios necesarios como la calidad, el precio o el plazo de entrega.
• Tener disponibles unos almacenes de materias primas donde almacenarlas, organizarlas y gestionarlas.
• Conseguir un buen sistema de gestión de inventarios para controlar el aprovisionamiento de materias primas y precisar la regularidad con la que se realizan los pedidos.

Las empresas de todo el mundo están continuamente frente a nuevos competidores, y esto hace que los proveedores y los negociantes adapten sus estrategias de aprovisionamiento y logística a la situación actual para que sigan siendo válidas, les ayuden a continuar creciendo y les sirvan para potenciar su implicación en el mercado.

Estrategias de aprovisionamiento. Negociación con proveedores

Si una empresa realiza buenas compras, es decir, encuentra a un proveedor que le suministre materias primas a bajo coste y de calidad además de cumplir los plazos de entrega pactados, supondrá unas ventas mejores para la empresa y eso se verá reflejado en la rentabilidad de ésta. Por tanto una de las estrategias a seguir en el aprovisionamiento es la capacidad de negociación con los proveedores.

La selección de los proveedores se convierte en uno de los puntos clave para el porvenir exitoso de una organización. Negociar con estos, para poder lograr unos precios mejores, las condiciones de pago, etc… es considerado un aval para mejorar la rentabilidad de la empresa.

Pero antes de negociar con un proveedor, se necesita conocer una serie de aspectos a tener para que ésta sea eficaz.

• La información es fundamental. Antes de comenzar la negociación con los proveedores hay que tener información de todos los posibles proveedores que pueden suministrar cierta materia prima. La variedad de género que pueden ofrecer, sus precios, los servicios extras que dan a sus clientes, etc.
• Organizar y estructurar bien la negociación. No es suficiente con obtener información de los distintos proveedores, sino que también es necesario que se sepa los objetivos que tiene la empresa, hasta dónde se está dispuesto a negociar y hasta dónde se puede comprometer la empresa con el proveedor.
• Generar información también para el proveedor. Un negocio es cosa de dos, así pues el otro también necesita saber si la empresa es rentable y va a poder asumir los pagos de los pedidos que realice para así poder ofrecerle ciertas exclusividades o no. Por lo tanto, dar a conocer la empresa al proveedor también se considera un aspecto clave en la negociación.
• No precipitarse en la decisión. No apresurarse es importante, ya que hay veces que por las exigencias de la gerencia se pueden tomar decisiones precipitadas que lleven a errores mayores. Estudiar bien las condiciones de compra, y analizar todos los pros y los contras de la negociación es primordial.

Mantener una buena relación con los proveedores, apoyarse en la tecnología para optimizar las operaciones y encontrar al talento adecuado son algunas de las claves de las empresas que mayor éxito han alcanzado gracias a una gestión de aprovisionamiento diligente.