Inventario permanente: definición y beneficios

La planificación de la función de abastecimiento y el éxito de las ventas dependen de tener un buen conocimiento de las existencias y el stock disponible. Realizar un seguimiento del inventario es una parte esencial en el funcionamiento del negocio. El inventario permanente es una de las soluciones que permiten gestionarlo con eficacia.

¿Qué es el inventario permanente?

El inventario permanente es uno de los enfoques que pueden aplicarse a la gestión del almacén. Otros serían el periódico o una combinación de uno y otro método.

El inventario permanente es un sistema que, en base a datos recogidos en el punto de venta, deja constancia de la venta o compra de SKU. Una de sus ventajas es su inmediatez y eficacia, ya que se obtiene una actualización constante que evita problemas, como la rotura de stock.

¿En qué se diferencia un sistema de inventario permanente de un sistema periódico?

Un sistema de inventario periódico requiere la participación humana. Necesita de personas que hagan revisiones y auditorías periódicas del stock para actualizar la información del inventario.

Esto aumenta la probabilidad de errores, además de ser una tarea muy intensiva en recursos. Una vez se contabiliza físicamente el inventario disponible en el almacén, queda comparar el resultado con los datos de ventas, para verificar si hay discrepancias. Se trata de una tarea que consume mucho tiempo y, por lo tanto, un enfoque poco recomendable para las empresas con una rotación alta.

Beneficios del inventario permanente

 

Las ventajas de optar por el inventario permanente son muchas, aunque destacan las siguientes:

• Actualización y centralización de la información. Al registrar continuamente ventas, devoluciones, descuentos y otras transacciones diversas, todas las partes interesadas relevantes pueden tener acceso a datos importantes en cualquier momento. Es la mejor forma de mantenerse al día con la demanda en tiempo real y realizar los ajustes necesarios a tiempo.
• Mayor visibilidad. Dado que este sistema permite recopilar mucha información (y de calidad) sobre el negocio, facilita la planificación y mejora la toma de decisiones a largo plazo.
• Disminución de costes. Los gastos asociados a la gestión de inventario s ven reducidos, ya que no hace falta dedicar a varias personas a esta tarea de manera periódica. Aunque las comprobaciones ocasionales del inventario físico siguen siendo una buena práctica, especialmente para comprobar si hay robos, daños y posibles errores humanos, no es necesario realizar comprobaciones diarias, lo que ahorra costes de personal y tiempo.
• Minimización de errores. Los fallos del inventario físico pueden llevar a errores en la percepción del nivel de existencias que se traducirán en desajustes en la planificación y pérdida de oportunidades. Esto no sucede con el inventario permanente.

Las hojas de cálculo son una gran herramienta para ofrecer instantáneas de la situación actual del almacenamiento en la empresa. Sin embargo, a medida que el negocio crece, la previsión de la demanda se convierte en un aspecto integral de la gestión de inventario y, al mismo tiempo, de la estrategia general. Poder acceder a información histórica sobre ventas e inventario puede ayudar a tomar buenas decisiones de compra en el futuro.

Afortunadamente, hoy día la analítica no está restringida a grandes empresas con más recursos. Con la gran cantidad de tecnología basada en la nube y soluciones SaaS disponibles en el mercado hoy en día, incluso las empresas más pequeñas tienen acceso soluciones de inventario permanente.

 

Créditos fotográficos: rost 9D y undrey