Las claves de la gestión del cambio empresarial en la cadena de suministro

La estructura organizativa, la cultura y la estrategia de negocio están transformándose en el ámbito de la cadena de suministro y la gestión del cambio empresarial se hace imprescindible para liderar el proceso correctamente y evitar problemas derivados de una transición inadecuada.

Los principales inconvenientes que un cambio mal gestionado podrían producir tienen que ver con:

• La desmotivación de los empleados, que daría lugar al aumento de la rotación y el abandono de talento.
• El aumento de frecuencia de los cuellos de botella, que impactaría negativamente en los resultados de las operaciones, al minar la eficiencia de los procesos.
• Un incremento de la resistencia a la introducción de nuevos cambios, actitud causante del freno del avance corporativo.

Cómo aplicar la gestión del cambio empresarial en supply chain

La gestión del cambio empresarial apoya el desarrollo de la cadena de suministro al dar soporte a las nuevas iniciativas, las que permiten ganar en ajuste con la realidad del mercado y las exigencias de la demanda. Este apoyo se compone generalmente de tres pasos:

1. Cultivar. En base a la comunicación, la formación y la información se comparten las nuevas ideas, valores y principios que rompen con los viejos hábitos viejos y construyen la cultura del cambio. Un buen liderazgo es esencial en esta primera fase de la gestión del cambio empresarial porque, si no se sabe transmitir, es imposible contagiar a los demás del entusiasmo por iniciar una nueva etapa.
2. Transformar. El movimiento se demuestra andando y, el cambio que inicia un nuevo sistema o proceso de transformación importante, debe ponerse en marcha. Para restar complejidad al proceso es conveniente designar un equipo encargado de facilitar la transformación necesaria en toda la organización y supervisar el progreso del proyecto.
3. Asimilar. La teoría y la práctica de la evolución ya se han encontrado en terreno empresarial y es el momento de no detener la inercia del cambio, reforzar lo aprendido y recordar que es aceptado por toda la organización.

Errores a evitar en la gestión del cambio empresarial en supply chain

Para lograr una gestión del cambio empresarial efectiva, la visión de la cadena de suministro debe ser desarrollada mediante la colaboración y la retroalimentación de todas las partes interesadas, incluidos los empleados afectados. En este proceso, es importante asegurarse de evitar algunos de los errores comunes, como los relacionados con:

• Mejores prácticas: a veces lo que funciona para las grandes cadenas de suministro no tiene la misma efectividad para las pequeñas. Cada organización es única, igual que lo son sus clientes y, por lo tanto, tiene que desarrollar una estrategia de negocio diferente. Importar directrices para apoyar la transformación sólo funciona si se adaptan las prácticas y se garantiza la coherencia.
• Tecnología: si bien es cierto que los avances en este campo simplifican los procesos y sirven como respuesta a muchos de los problemas que deben afrontar las cadenas de suministro actuales; ni son la única solución posible, ya que hace falta el liderazgo y trabajar la cultura de empresa; ni se deben adoptar todas las soluciones ni las últimas llegadas al mercado, porque en la elección tecnológica siempre hay que ser consciente de su aportación de valor, en términos de rentabilidad y utilidad.
• Integración: la integración es crucial para evitar la descompensación y pérdida del equilibrio en el supply chain. Si el proceso de gestión del cambio empresarial no responde a una estrategia se puede perder la sincronización de las actividades de negocio a lo largo de los distintos servicios y organizaciones.

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Gestión del Cambio como vehículo principal de la Implementación de la Estrategia

Si hay algo constante en el mundo empresarial, algo que con el paso del tiempo – y habitualmente no mucho tiempo- vamos a experimentar es precisamente el cambio. Cambio en el mercado, en la situación relativa de la empresa, en la propia organización, en los productos o servicios, en los gustos del consumidor, en las propias vidas de los ejecutivos -ya sea a nivel profesional o a nivel personal-…

La pregunta es ¿estamos preparados para el cambio?. 

Cualquier empresa que inicie un plan estratégico necesitará adaptarse a las nuevas directrices, al cambio que necesita (si no hay cambio no hay nueva estrategia). Es precisamente esta adaptación en el proceso de implementación de la estrategia lo que requiere conocer -dominar- las claves de la Gestión del Cambio.

Así mismo cualquier ejecutivo que se decida a dar un impulso a su carrera deberá capacitarse en el propio proceso de Gestión del Cambio.

El enfoque de una vida llena de cambio no es nuevo. Hace 2500 años ya existían puntos de vista enfrentados: Heráclito versus Parménides. Mientras que para Heráclito lo único permanente era el cambio para Parménides el cambio no existe… 

Aceptemos, pues, que una de las pocas cosas con las que vamos a convivir de forma permanente es el cambio y necesitamos prepararnos para afrontarlo con éxito.

En todo proceso de cambio es necesario atravesar tres fases para realizar el viaje de la situación actual a la situación deseada o necesaria. Empleando la terminología del modelo de cambio de Kurt Lewin, las fases son descongelamiento, avance o desplazamiento y re-congelamiento.

En la fase inicial se analiza la situación y se dibuja el esquema, el camino, la estrategia para llegar a culminar con éxito el cambio necesario. En esta fase nos preparamos como hacen los montañeros antes de acometer la ascensión a un pico difícil. Debemos preparar con detalle el viaje para evitar sorpresas pues cada dificultad en el camino nos provocará retrasos, sobrecostes, desmotivación….

Varias son las palancas que debemos conocer y preparar para ayudarnos, algunas de ellas explicadas ampliamente por John Kotter en su modelo de los ocho pasos:

Una imagen clara y bien definida de la meta, del objetivo que queremos alcanzar, de la situación a la que queremos llegar con el cambio y de los beneficios y ventajas que esa nueva situación nos reportará-

Un lema que defina y recuerde nuestra misión y nuestro objetivo. Que se entienda y se pueda comunicar fácilmente. Que se pueda representar incluso con una imagen que incluiremos en el fondo de pantalla, en la firma del email, …en todas partes a modo de despertador subconsciente para no perder de vista nuestro objetivo y recordad que estamos en pleno viaje.

Un equipo de agentes del cambio, motor interno del cambio, encargados de promover las acciones necesarias motivando al resto de la organización desde dentro, con confianza y proximidad. No deben ser directivos sino personas de los diversos niveles de la organización. 

Implicación incondicional y decidida del equipo directivo como impulsores y también evaluadores de los avances.

Participación en el diseño de la estrategia por parte de los que van a estar en primera línea de implantación -los implementadores-, especialmente aquellos que serán agentes de cambio.

Comunicación. Antes, durante y después…pero sobre todo antes de lanzar el proyecto a fin de que todos entiendan “adónde vamos” y durante todo el proceso para que se mantenga viva la llama del cambio y no haya desinformación que pudiera perjudicarlo.

Durante la fase de avance la dinámica pivota en torno al equipo de agentes del cambio, la comunicación constante y el apoyo de la dirección. Es fundamental celebrar cada pequeño éxito para ir consolidando el avance. De otro modo se puede caer en el desánimo. 

Es crítico el período inicial de esta fase puesto que para alcanzar la nueva situación debemos romper en cierta medida las estructuras actuales, los procesos a los que estamos acostumbrados, la forma de hacer las cosas hasta ahora…y esa pérdida de referencias sin tener aún consolidadas las nuevas referencias pone en riesgo la organización. Es lo que llamamos decaimiento temporal. Por eso es tan importante el apoyo desde dentro (agentes de cambio) y desde arriba (dirección) y todo con transparencia y comunicación fluida, especialmente dando a conocer cada pequeño éxito. Todo ello nos proporcionará algo fundamental: alineamiento organizacional, sin el que es imposible cumplir el objetivo en tiempo y forma.

Finalmente, tras las duras pruebas que se irán presentando y los éxitos que supone superarlas llegaremos a la última fase, re-congelamiento. En esta fase nos encargaremos de establecer las políticas, procedimientos, protocolos…lo que sea necesario para asegurar que a partir de ahora la organización siempre va a seguir el nuevo estándar alcanzado tras el proceso de cambio.

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