Matriz de priorización, focalizando mejor las tareas

Priorizar las tareas que se deben hacer es, en muchas ocasiones, un verdadero quebradero de cabeza. Saber qué hacer en cada momento es el problema organizativo más grande al que se puede enfrentar un trabajador. Para poner remedio a este problema, lo ideal es trabajar con una matriz de priorización.

Qué es una matriz de priorización

Seguro que alguna vez te ha pasado tener tantas tareas que no sabes por dónde empezar. Es posible que algunas ocasiones des prioridad a aquellas que se hacen más rápido, atiendas al cliente más importante o te decantes por hacer aquellas tareas que llevan más tiempo esperando a ser atendidas. Estos son algunos de los aspectos que se pueden tener en cuenta a la hora de escoger qué hacer y qué no en ese momento pero, ¿estás seguro que con esos criterios acertarás siempre? La respuesta es no.

Es posible que, pese a que sea el cliente más fuerte, su tarea no sea prioritaria y tú le estés dando prioridad por guiarte únicamente por ese criterio. Para que esto no suceda, es importante emplear una matriz de priorización.

Esta matriz consiste en una combinación de filas y columnas que ayudan a realizar elecciones en base a unos criterios previamente fijados.

Emplear este tipo de matriz aporta muchos beneficios a las organizaciones:

• Consigue una solución eficaz a muchos problemas de gestión de tiempos.
• Ayuda a valorar las expectativas de manera correcta.
• Identifica los criterios de selección para que todo el equipo trabaje en pro de los mismos objetivos. Estos criterios son los pilares para conseguir una buena priorización posterior.
• Identifica los riesgos en diferentes tareas.
• Ayuda a ver alternativas o soluciones, de tal manera que se pueda realizar un correcto planteamiento o plan de ejecución.
• Ayuda a ver oportunidades de mejora.

Pasos para establecer una matriz de priorización

Para realizar esta matriz de prioridad correctamente, tienes que seguir una serie de pasos:

1. Definición de objetivos. Como siempre, lo primero que hay que hacer es definir unos objetivos. En este caso debes saber qué persigues al hacer la matriz de prioridades.
2. ¿Qué opciones tenemos para incluir en la matriz? Haz esta tarea de manera colaborativa para que trabajen en ella todos los miembros del equipo. De esta forma conseguirás una visión global y más minuciosa.
3. Criterios. Es el momento de ver con qué criterios vamos a valorar las opciones. Tiempo, complejidad, peso del cliente… en este paso también puede ayudarte tu equipo.
4. Ponderación. Hay que dar un valor a cada una de las opciones y de los criterios. Con esto realmente estaremos asentando unas buenas bases para priorizar.
5. Selección. Con todo esto, ya tendrás todas las variables necesarias para realizar una correcta selección.

Como ves, no es muy complicado el proceso de creación de una matriz. Lo que sí que es difícil es pensar bien qué opciones y variables escoger, así que realiza esta acción con mucha cautela ya que será la que te ayude verdaderamente a conseguir la priorización de tareas.