Programas de gestión de almacén: 4 claves y 3 objetivos en su elección

El ROI es uno de los aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar entre las distintas opciones de programas de gestión de almacén que existen en el mercado. Si bien la automatización en este caso, está siempre justificada y, con ella la inversión necesaria en tecnología, ni todos los proveedores son iguales, ni todos los productos ofrecen las mismas prestaciones. Por eso, es preciso evaluar detenidamente qué es lo que aporta cada uno, no pasar por alto ningún detalle en el proceso de selección y tratar de filtrar de forma eficaz todas las opciones hasta dar con la que más valor puede aportar al negocio.

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Créditos fotográficos: JeKh

Criterios de selección de programas de gestión de almacén

Todo proyecto necesita un presupuesto y, en lo que respecta a los programas de gestión de almacén, la mejor forma de justificarlo es atendiendo a sus funcionalidades, el valor que impulsa y el ahorro que garantiza. En el momento de seleccionar los proveedores para esta iniciativa, las áreas clave a considerar son:

  • Posibilidad de entregar un mejor servicio al cliente: se logrará si la herramienta permite optimizar el control de almacén y aumentar la precisión de los procesos de picking y despacho.
  • Prevención de rupturas de stock: los programas de gestión de almacén deben proporcionar una mayor exactitud de stock reduciendo errores, facilitando el acceso a información de calidad en tiempo real y haciendo posible seguimiento de inventario en flujo continuo.
  • Mejora de la trazabilidad: los datos se transforman en conocimiento y éste es la clave de la ventaja competitiva. El software es el punto de unión entre la información clave y el talento que la procesará y la transformará en la decisión adecuada y, para que esta ecuación esté libre de errores la solución escogida ha de permitir ganar en visibilidad.
  • Impulso del rendimiento: las herramientas tecnológicas pueden incrementar la productividad del personal, promoviendo el ahorro de costes a través de la mejora de la distribución del espacio, la distribución de las cargas de trabajo y el aprovechamiento de los equipos.

Cuanto más elevado sea el número de transacciones diarias a llevar a cabo, mayor será el potencial del ROI y, por tanto, más justificada estará la inversión en programas de gestión de almacén. Los avances tecnológicos permiten descubrir oportunidades que, de otra forma, quedarían ocultas, puesto que sería necesario invertir demasiado tiempo y recursos en estudiar a fondo los datos para llegar a las mismas conclusiones.

La elección adecuada de programas de gestión de almacén hace posible objetivos como:

  • Comprar menos equipos.
  • Agilizar los procesos.
  • Reducir la necesidad de personal.

En el momento de tomar la decisión final hay que poner en la balanza todo el ahorro y los ingresos que potencialmente se pueden conseguir con el precio de las licencias, costes de desarrollo, costes de mantenimiento y costes de servicio asociados al producto software que se está planteando adquirir.

La forma de hacer el cálculo es resumir todos los costes en una hoja de cálculo, mostrando la inversión inicial y la evolución del gasto asociado para un periodo de tiempo de tres o cinco años. Si esta cifra compensa con la que se prevé que se alcanzará en la columna positiva el balance, entonces adelante. Si supera las expectativas de ahorro e ingresos, convendrá seguir comparando ofertas y proveedores de programas de gestión de almacén.

Software de almacén e inventario: no son lo mismo

El software que se usa para la gestión de almacén y el empleado para la de inventario pueden parecer herramientas similares, pero, al igual que sucede con estas funciones, no lo son. Para comprender qué distingue a ambos tipos de soluciones, antes repasaremos qué tienen en común.

Similitudes entre las soluciones de gestión de almacén y el software de gestión del inventario

Antes de entrar en las diferencias entre la gestión de inventario y la gestión de almacén, es útil señalar sus similitudes. Tanto en el caso de una solución software de almacén, como en el de una de inventario, ambas implican:

  • Monitorizar los niveles de productos: rastrear piezas y productos con códigos de barras,
  • Registrar y analizar los ciclos.
  • Recoger (función de picking) empaquetar y enviar artículos.
  • Recibir pedidos en el inventario existente.

Diferencias entre el software de almacén y el de inventario

Una diferencia entre ellos es que la gestión del almacén es más compleja. Esto es cierto en la medida en que se trata de un sistema más enfocado y detallado para las operaciones en los almacenes de una empresa.

Los sistemas de gestión generalmente dividirán los almacenes en muchos compartimentos y contenedores, permitiendo que artículos específicos se ubiquen en un área específica del almacén cuando sea necesario.

Por el contrario, la gestión del inventario está más orientada a los detalles del producto y no se centra simplemente en lo que hay en el almacén. Entonces, por ejemplo, cuando el software de almacén proporciona la ubicación precisa de un artículo dentro de un almacén, el sistema de gestión de inventario informa al usuario en qué almacén se encuentra dicho artículo.

Pero, la función del software de almacén no se limita a localizar artículos, sino que también controla con precisión lo que sucede en este área. Por ejemplo, qué acciones toma el personal del almacén y cuándo, cómo se almacenan y tratan los artículos, y qué procesos deben usarse para diferentes artículos en el almacén. Algunos sistemas integran el software de gestión de almacenes con equipos tales como carretillas elevadoras, máquinas de embalaje y sistemas de transporte, consiguiendo que esta área funcione de forma aún más eficiente.

Por su parte, la gestión de inventario puede realizar un seguimiento de los factores clave de rendimiento, como las ventas, el margen de beneficio promedio y los márgenes de beneficio, que los responsables de la toma de decisiones pueden analizar. También sería útil a la hora de plantearse la compra de un nuevo inventario, permitiendo al usuario planificar cuánto comprar, a quién y en qué moneda.

Un software de este tipo es capaz de rastrear el inventario a medida que se mueve entre ubicaciones. También puede proporcionar integración entre segmentos de la empresa, por ejemplo, cuando el minorista necesita un artículo, puede informar directamente al fabricante de que se necesita más stock. La gestión de inventario puede ser muy compleja si el sistema utilizado por la empresa permite que se realicen estas funciones.

Podría decirse que, si bien la gestión de inventario y la gestión de almacén tienen funciones superpuestas, son dos partes distintas de la gestión empresarial. La diferencia esencial es que una, el software de almacén, se enfoca (a menudo en detalle) en todo lo que sucede en el almacén, mientras que la otra (gestión de inventario) proporciona una supervisión más amplia de las funciones comerciales relacionadas con el inventario.

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