Servicio de digitalización de documentos en supply chain

La incorporación de un servicio de digitalización de documentos en supply chain ayuda a avanzar en la transformación de la cadena de suministro. Hablamos de ganar en agilidad, en eficacia y precisión, pero también en transparencia y confiabilidad.

La digitalización de los documentos logísticos facilita su uso compartido y el acceso a la información.  Al mismo tiempo, previene errores derivados de la malinterpretación de algunos datos por defectos de conservación, como los provocados por el deterioro de la tinta o el papel.

Digitalizar es la forma de lograr que un documento, como una factura o un contrato, pueda ser accesible en cuestión de segundos, para las personas que se encuentran en una ubicación física diferente a la de producción o conservación del original.

¿Qué es un servicio de digitalización de documentos?

En la gestión de documentos, el escaneo y digitalización de documentos se refiere al proceso de escanear documentos en papel y convertirlos en documentos electrónicos, capturar información importante y guardar el documento en un depósito central para su fácil recuperación más adelante.

Un servicio de digitalización de documentos es el que se proporciona a una empresa, por parte de otra o por un equipo especializado dentro de la propia organización, con el objetivo de convertir toda la documentación en papel a formato electrónico.

La digitalización suele ir acompañada de digitalización y transformación digital en la práctica empresarial. Si bien puede ser fácil confundir uno con el otro al hablar, las funciones de cada uno tienen diferencias muy distintas.

La digitalización es un proceso que, cuando se lleva a cabo correctamente, puede ser enormemente transformador para una empresa, pero solo es posible cuando una organización se ha digitalizado con éxito primero. Como facilitador, la digitalización convierte la información y los productos, como fotos y registros, en un formato digital.

Una vez convertidos, estos recursos se pueden usar para actualizar y optimizar los procesos, eliminando la necesidad de cosas básicas como el papel y la interacción cara a cara, algo que puede ser particularmente útil, como hemos podido comprobar en los últimos meses, debido a las restricciones impuestas por la pandemia.

¿Cómo impacta la digitalización a la cadena de suministro?

A medida que la adopción de la Industria 4.0 continúa arrasando en todo el mundo, incluido el sector de la cadena de suministro, trae consigo tecnologías innovadoras. El servicio de digitalización de documentos es prueba de las posibilidades de estos avances.

Dos de los mayores beneficios que las cadenas de suministro pueden obtener al digitalizar sus procesos son la velocidad y el coste:

1. Llevar sus operaciones al siguiente nivel tecnológico puede reducir significativamente el tiempo necesario para tomar decisiones estratégicas, al tiempo que aumenta la eficiencia operativa.
2. Al mejorar los precios y los costes operativos, los fabricantes pueden observar un mejor rendimiento en sus operaciones.

Uno de los puntos fuertes de incorporar un servicio de digitalización de documentos en las empresas de la cadena de suministro es lograr el objetivo de transparencia de extremo a extremo. Para muchos, se trata del componente crucial para lograr ganancias de eficiencia significativas. En un sistema con transparencia de extremo a extremo, cada miembro de cada paso a lo largo de la red de la cadena de suministro tendrá acceso a todos los datos.

Los procesos de digitalización pueden permitir una visibilidad mejorada y proporcionar información en tiempo real sobre la cadena de suministro, dando a las personas a lo largo de la cadena un control total y la posibilidad de informar en cualquier momento sobre la trazabilidad de cada producto.

Créditos fotográficos: Simonkolton y NicoEl Nino