Cómo organizar un almacén

Rentabilidad, productividad y eficiencia son alcanzables en logística. Aunque cada función es importante y todas las decisiones cuentan, saber cómo organizar un almacén facilita la consecución de estas metas, a la vez que brinda beneficios como un aumento de la seguridad, mayor agilidad y menos errores.

Es fácil reconocer un almacén bien organizado. En él todo está donde debe estar, cada persona conoce cuál es su tarea y cómo acometerla de la manera más efectiva posible y los accidentes y fallos humanos se minimizan. Retrasos, prisas, caos o desorden no tienen cabida aquí.

En las siguientes líneas veremos cómo organizar un almacén, qué tener en cuenta al plantear su estructura y cuáles son las mejores prácticas aplicables a esta función.

Almacén: ¿Qué entendemos por gestión de almacén?

Son muchas las dudas y confusiones que suscita el término de gestión de almacén. Tal y como hemos comentado, la gestión de almacén es dicho eje de conexión entre el abastecimiento y la distribución; dicho de otra forma, es la etapa del proceso logístico que se encuentra entre la gestión de existencias y la gestión de pedidos y distribución. Casualmente, son muchas las personas que confunden la etapa previa, la gestión de existencias, con las tareas propias de la gestión de almacén.

Para tener bien claro qué hace y qué no hace la gestión de almacén, hay que saber que sus funciones responden a las preguntas dónde y cómo deben ser almacenados los productos; es decir, sus funciones únicamente se dan cuando el producto ya ha hecho su entrada en el almacén. Preguntas del tipo qué almacenar, cuánto almacenar y cuándo almacenarlo son jurisprudencia de la etapa previa, la gestión de existencias.

La gestión de un almacén es muy diferente de una empresa a otra, ya que depende de las características tanto del propio almacén como de la mercancía, pero ahondando más en sus funciones comunes, se pueden destacar las siguientes:

• Se encarga de la recepción de los materiales, con su correspondiente registro, tanto de entrada como de salida del almacén.
• Indica cómo se debe almacenar la mercancía para que ésta se encuentre en perfecto estado.
• El mantenimiento, tanto del almacén como de los materiales que hay en él, también forman parte de la gestión de almacenes.
• Realiza el control entre el departamento de inventarios y el de contabilidad.

Beneficios de la organización del almacén

La razón principal para invertir en la organización del almacén es ahorrar tiempo y esfuerzo, los que se ganan al ubicar los artículos de manera más rápida y eficiente. Esto aumenta la productividad. Un enfoque lógico y coherente de los procesos hace que sea más fácil y rápido para los operarios cumplir con los pedidos.

La seguridad es otra motivación para informarse acerca de cómo organizar un almacén. Por una parte, se evitan robos y productos extraviados; por otra, se previenen accidentes e incidentes con consecuencias para la salud de quienes trabajan en esta función.

El orden y una buena estructura mejora la precisión de los pedidos y eso eleva la satisfacción del cliente, que percibe que se le entrega un servicio optimizado: puntual y sin errores. La organización no se basa únicamente en el aspecto físico del almacén o en la inversión en tecnología. Crear una cultura que promueva mantener el espacio de trabajo limpio y organizado es tan importante como aplicar las mejores prácticas en este área.

La analítica y los números, los mejores aliados para la gestión de un almacén

La analítica avanzada ofrece las respuestas a las preguntas clave para organizar un almacén y, en particular, la analítica predictiva y la analítica prescriptiva y los gemelos digitales (digital twin).

Invertir para disponer de esas herramientas de analítica es muy rentable: un almacén mal organizado es sinónimo de baja productividad y, por lo tanto, de baja rentabilidad. Además, un almacén mal organizado también significa bajo nivel de servicio. Y, claro, como un almacén no «organiza una vez», conviene disponer de herramientas que permitan adaptarse de forma dinámica a las circunstancias, tanto en el corto como en el medio-largo plazo y elegir el correcto equilibrio entre coste y calidad de servicio de acuerdo con la estrategia de la empresa. 

Cómo organizar un almacén: primero diseñar y luego operar 

La organización tiene dos aspectos fundamentales: el diseño y la operación. Ninguno de los dos se puede desatender. Un buen diseño de un almacén no es suficiente si este se opera mal en el día a día. Por otro lado, un mal diseño difícilmente se podrá operar de forma eficaz y eficiente. Por ejemplo, un área demasiado pequeña y pobremente digitalizada para almacenar ciertas referencias, dará lugar a pilas de artículos desordenados y remociones innecesarias cada vez que se desee retirar producto (además del tiempo invertido en localizar los artículos). 

Pues, de nuevo, la buena noticia es que la ciencia y la tecnología nos ofrecen herramientas analíticas para la organización, tanto para el diseño como la operación.

Analítica al servicio de la organización: digital twin y prescriptiva 

Existen dos grandes enfoques. El primero es la simulación, dentro del concepto de digital twin. Si disponemos de una «maqueta digital» del almacén, podemos explorar diferentes configuraciones antes de su construcción o remodelación: superficie dedicada a cada área, capacidad de un sorter, personal necesario y asignación a las diferentes áreas, selección de tipo de picking (manual o automático, person-to-goods, goods-to-person…) Podemos «organizar digitalmente» el almacén y llevar las mejores acciones al almacén real. 

El otro gran enfoque es el de la analítica prescriptiva y más relacionado con la operación en el día a día. Lo que ofrece este enfoque es una modelización en detalle del almacén, en el estado en el que se encuentra (stock disponible, ubicación de las referencias, pedidos pendientes de atender, previsión de nuevos pedidos, disponibilidad de recursos etc.). La analítica prescriptiva, al servicio de la operación de un almacén, propone la “siguiente mejor acción”. Por ejemplo, agrupación de pedidos para realizar el picking y maximizar la productividad de los picker, reposicionar artículos de acuerdo con su rotación pero, a la vez, evitando que los pickers se entorpezcan unos a otros al tratar de acceder a ubicaciones muy próximas entre sí. 

La tecnología y las matemáticas están maduras… ¿y los gestores? 

En este sentido, la tecnología y las posibilidades que se abren con el Internet of Things permiten disponer de información en la cuantía y de calidad que requieren los algoritmos de tipo prescriptivo para operar el almacén de manera óptima. 

Con estos dos enfoques complementarios es posible cumplir con el objetivo de organizar de forma eficaz y eficiente el almacén. En primer lugar, mediante un modelo digital, se pueden explorar configuraciones iniciales evaluando la aplicación concreta de directrices clásicas y cuantificando su resultado. En segundo lugar, se pueden implementar operativas basadas en algoritmos que corren en tiempo real para mantener esa organización. 

Además, los dos enfoques pueden colaborar para ir más allá que con cada uno por separado. Si queremos mejorar los algoritmos que gobiernan la operación, antes de ponerlos en producción, siempre podemos “validarlos” haciendo uso de la maqueta digital. Es decir, exploramos en nuestra maqueta digital los nuevos algoritmos y, cuando somos capaces de anticipar la mejora que ofrecen, y solo entonces, los llevamos a producción. 

Organizar bien un almacén en el siglo XXI pasa por la transición al mundo 4.0 y para ello es necesario trascender las reglas estáticas clásicas, recopilar información sobre la operación del almacén y, con ello, ofrecer a los gestores las herramientas que necesitan: herramientas de análisis para las tareas de diseño (gemelo digital) y automatizar aquellas tareas de carácter operativo eligiendo siempre la “mejor acción” (analítica prescriptiva). 

La pregunta es si hay gestores dispuestos a dar el salto. En muchos otros ámbitos la transformación digital es un hecho y ha dado lugar a cambios de carácter cualitativo que no habrían sido posibles hace años. Es el turno de los almacenes, y está en manos de quienes están al frente de la organización de sus almacenes hacer esto desde una perspectiva 4.0. Quien adopte este enfoque podrá estar en ventaja competitiva, pero llegará el momento en el que quien no haya hecho esta transformación estará en clara desventaja porque será el estándar. 

Mejores prácticas de organización de almacenes

Hay ideas que ayudan a aumentar la eficiencia de esta función. Desde organizar el inventario en función de las ventas y el movimiento asociado a cada tipo de productos a etiquetar correctamente los artículos o mantener los niveles adecuados de stock.

Es frecuente ver que se asignan distintos colores a las diferentes áreas y, dentro de ellas, según el tipo de producto. Medidas de este tipo ayuda a los operarios a localizar los SKU que necesitan con mayor rapidez.

Obtener información en tiempo real, automatizar procesos y garantizar el control de calidad son algunas de las formas de agilizar los procesos que hay que sumar a esta lista de mejores prácticas. Claro que, para ello, conviene olvidarse del papel.

Por último, es recomendable utilizar el espacio vertical. Invertir en el sistema de estanterías de almacén adecuado puede ayudar a organizar el inventario para utilizar los espacios no utilizados.

Saber cómo organizar un almacén permite establecer un sentido de estructura y orden, lo que resulta en una mayor eficiencia y rentabilidad. La manera de empezar es identificando las principales áreas de mejora y estableciendo prioridades.

Las SKU en el almacenaje ordenado

Cuando llega el momento de comenzar a diseñar un nuevo almacén o modernizar una instalación de cumplimiento de pedidos existente, por ejemplo, para adaptarla al método de almacenaje ordenado; es necesario responder preguntas acerca del tiempo total de ciclo de los pedidos, el número de pedidos que se procesan cada día y las referencias más demandadas.

Son solo algunos de los muchos datos que hay que tener presentes para tomar decisiones acertadas, pero se trata de información relevante para optimizar la distribución de la mercancía en las instalaciones.

Hay que tener en cuenta que, con el almacenaje ordenado, cada SKU se ubica en un espacio determinado. A pesar de que no se trata de un enfoque de almacén flexible, sí es el más indicado para facilitar la función de picking, el control y el recuento del stock.

¿Qué datos de SKU se necesitan para diseñar un almacén?

Al plantearse avanzar hacia un método de almacenaje ordenado es preciso disponer de diferentes datos de SKU que ayuden a mejorar el diseño del almacén. Esta información es importante porque dicta el tamaño y la capacidad de las instalaciones que se precisan para el inventario disponible, además de ofrecer visibilidad sobre el flujo general y el diseño de las áreas de cumplimiento y preparación de los pedidos dentro del almacén.

Entre los datos más relevantes acerca de las SKU que se necesitan saber antes de sentarse a diseñar y planificar un almacén nuevo o mejorado, se encuentran los siguientes:

1. SKU activos en las instalaciones en la actualidad. Este dato tiene el impacto más directo en la utilización del espacio y, como tal, es increíblemente importante conocerlo antes de diseñar un nuevo almacén de cumplimiento de pedidos. Esta información permite conocer cuánto espacio físico debe dedicarse para almacenar inventario. El número y la variedad de SKU activos también ayudarán a clasificar cada referencia en diferentes tipos de almacenamiento según la cantidad de demanda de ese artículo y el número de pedidos en los que aparece un artículo a lo largo del tiempo.
2. SKU que se prevé que habrá que almacenar en el futuro. Tan importante como el número de SKU activos (y la cantidad de esos SKU) que se guardan en el almacén hoy es el número que espera guardar el día de mañana. ¿Se espera que la cantidad de SKU activos crezca, se reduzca o permanezca igual en los próximos 3, 5 y 10 años? ¿Cómo de rápido se espera que ocurra este crecimiento o reducción? Las respuestas a estas preguntas afectarán la distribución y el diseño de las instalaciones, a la vez que contribuyen a ahorrar en inversiones de capital futuras, mientras se limita el aumento de gastos en el presente.
3. Especificaciones de diseño de los SKU actuales. Estas especificaciones impactan directamente en el diseño del almacén de varias maneras. Las especificaciones como el tamaño (largo, ancho, alto, peso, etc.) son críticas, pero igualmente importantes son las cosas relacionadas con la unidad de medida de la unidad vendible. Ya sea una cantidad de paquete de ruptura, la cantidad de unidades en una caja o información general de paletización, para disfrutar de un almacenaje ordenado es sumamente importante conocer todos estos puntos de datos que permiten evitar riesgos.

Por último, aparte de estas consideraciones resulta esencial tener en cuenta si es necesario mantener algunos de los productos a una temperatura concreta, o si requieren de un entorno con clima o humedad controlada. Se trata de factores que afectan al diseño, la distribución y el flujo de un almacén.

En definitiva, existen directrices que permiten organizar un almacén de forma adecuada y que muchos gestores han aplicado de forma adecuada. Es el momento de ir un paso más allá para articular esas directrices por medio de las matemáticas para que la experiencia de los gestores con modelos matemáticos avanzados puedan lograr nuevos estándares de eficiencia.