Como organizar un almacén: claves, mejores prácticas y beneficios

Rentabilidad, productividad y eficiencia son alcanzables en logística. Aunque cada función es importante y todas las decisiones cuentan, saber cómo organizar un almacén facilita la consecución de estas metas, a la vez que brinda beneficios como un aumento de la seguridad, mayor agilidad y menos errores.

Es fácil reconocer un almacén bien organizado. En él todo está donde debe estar, cada persona conoce cuál es su tarea y cómo acometerla de la manera más efectiva posible y los accidentes y fallos humanos se minimizan. Retrasos, prisas, caos o desorden no tienen cabida aquí.

En las siguientes líneas veremos cómo organizar un almacén, qué tener en cuenta al plantear su estructura y cuáles son las mejores prácticas aplicables a esta función.

Cómo organizar un almacén

La organización del almacén debe orientarse a obtener una mayor eficiencia de cada proceso, lo que repercutirá positivamente en todas las operaciones en marcha.

Cuando el diseño de almacén está optimizado, se saca todo el partido a cada metro cuadrado de superficie. Pero no todo es una cuestión de espacios y layouts.

Vamos a ver en qué áreas ponen toda su atención quienes saben cómo organizar un almacén:

Optimización de diseño del almacén

La comodidad, la adaptabilidad, seguridad y ausencia de problemas se consiguen con este primer paso. Se trata de una cuestión clave para tener una instalación que funcione como se espera.

A la hora de modificar la disposición actual, conviene evaluar el uso que se le da, los procesos que allí se llevan a cabo y las operaciones en las que, de una u otra forma, interviene.  Al evaluar los datos a largo plazo, pueden identificarse tendencias que ayudan a tomar decisiones más acertadas. El uso de esta información para organizar el diseño de una instalación permite estar preparado para los cambios que se pueden producir durante todo el año.

Las claves para lograr esta optimización son:

1. Simplificar. Evitar la confusión, el desorden o la complejidad. Esto puede aplicarse a todo, por ejemplo, los recorridos de los trabajadores de picking.
2. Estructurar. Intentar que no haya superposiciones, ya que llevan al caos y aumentan el nivel de riesgo. Una buena práctica es marcar pasillos para el tráfico peatonal y carriles diferentes para los transelevadores.
3. Visualizar. Para mejorar la comunicación y promover la agilidad conviene identificar los espacios, direcciones, áreas y ubicaciones de manera muy visual. Emplear colores para cada área y usar etiquetas de información en los productos que incluyan una foto de lo que contiene la caja son ideas que funcionan bien.
4. Aplicar la lógica. Situar en posiciones de fácil alcance los productos de temporada o los más vendidos; colocar artículos junto a otros con los que se suelen vender; o almacenar los artículos pesados ​​más cerca del suelo para evitar lesiones y hacer que sea más manejable recogerlos son decisiones que ayudan a avanzar hacia un almacén mejor organizado.

Automatización

Implementar soluciones de gestión de almacén automatizadas ayuda a crear un sistema más inteligente. La ventaja de lograrlo es mejorar la gestión de inventario y ganar en capacidad de respuesta.

Cuando se gana en control, gracias a la recogida de datos y a una estructuración adecuada, es posible almacenar más sin ocupar espacio horizontal adicional. Este planteamiento permite ganar en actualización, por lo que se minimizan los errores.

Algunas funciones de almacén también se pueden automatizar. Los robots de picking son un buen ejemplo de ello. De hecho, mientras que, en promedio, los humanos pueden recolectar entre 60 y 80 productos por hora, las tasas de recolección de clasificadores y transportadores llegan a las 300 recolecciones en 60 minutos.

De hecho, pick & pack es una función clave. La recolección de pedidos a pie y manualmente puede representar más del 50% del tiempo asociado con el picking. Si bien el diseño y la organización del almacén ayudan a reducir el tiempo que los trabajadores tardan en llegar al área adecuada para proceder a la recogida de productos, aún se puede mejorar más la precisión. Existen formas de lograrlo:

• Integrar dispositivos de escaneo portátiles o portátiles, como lectores de códigos de barras o códigos QR, en las operaciones.
• Implementar un sistema de mantenimiento predictivo para asegurarse de que los trabajadores tengan todo lo que necesitan cuando es requerido y evitar averías, que roban un tiempo precioso.
• Adoptar sistemas de picking por voz, picking por luz o los innovadores Direct to Shipping Bag, que ayudan a optimizar esta función reduciendo considerablemente el tiempo necesario para completar cada tarea, en los dos primeros casos y aumentando la eficiencia de la preparación de envíos, en el último.

Recepción

Es importante prever que se disponga de suficiente espacio en el almacén para brindarle al personal de recepción el que necesitan para trabajar. Quienes saben cómo organizar un almacén no dudan de la importancia de este área para el sistema de control de inventario. Reservar los metros cuadrados suficientes para asegurar el orden y la visibilidad facilita mantener los registros actualizados. Además, cuanto antes los trabajadores puedan introducir productos en el catálogo, más rápido podrán guardarlos para futuras selecciones.

También es aconsejable definir un procedimiento, que sistematice los pasos a seguir y facilite el trabajo a los operarios de esa función. Se trata de un aspecto especialmente relevante cuando se trata de nuevas incorporaciones (recurrir a empleados temporales es algo bastante habitual en momentos del año con picos de trabajo).

Información, comunicación, participación y formación

Comunicar a cada empleado lo que implican sus tareas específicas es la base para un buen trabajo. Una vez más, la tecnología facilita aumentar los niveles de eficiencia. Así, mediante el uso de comunicaciones en tiempo real, puede dirigirse a sus trabajadores, recibir su feedback de manera inmediata y ganar tiempo para reaccionar ante situaciones de confusión o cuando se planten problemas.

La retroalimentación es importante. Escuchar a los operarios facilita a los gerentes averiguar cómo hacer sus tareas más sencillas y rápidas. Fomentar la participación de la plantilla de almacén no significa aceptar todas sus propuestas, sino valorar su opinión y hacérselo saber, y, también abrirse a integrar algunas de ellas.

La formación es otro aspecto relevante. Conviene mantener a todos los trabajadores actualizados sobre cómo utilizar cualquier equipo nuevo en las instalaciones, acerca del propósito de cada nueva medida de cumplimiento o seguridad y, por supuesto, sobre las actividades propias del trabajo en sí.

Por último, otro aspecto a considerar por quienes desean saber cómo organizar un almacén es la mejora continua. Hace falta someter a evaluación y revisión cada aspecto, cada procedimiento, herramienta y sistema para asegurarse de que sigue siendo óptimo. El propósito es no estancarse y continuar avanzando hacia cotas superiores de eficiencia y productividad.

Mejores prácticas de organización de almacenes

Hay ideas que ayudan a aumentar la eficiencia de esta función. Desde organizar el inventario en función de las ventas y el movimiento asociado a cada tipo de productos a etiquetar correctamente los artículos o mantener los niveles adecuados de stock.

Es frecuente ver que se asignan distintos colores a las diferentes áreas y, dentro de ellas, según el tipo de producto. Medidas de este tipo ayuda a los operarios a localizar los SKU que necesitan con mayor rapidez.

Obtener información en tiempo real, automatizar procesos y garantizar el control de calidad son algunas de las formas de agilizar los procesos que hay que sumar a esta lista de mejores prácticas. Claro que, para ello, conviene olvidarse del papel.

Por último, es recomendable utilizar el espacio vertical. Invertir en el sistema de estanterías de almacén adecuado puede ayudar a organizar el inventario para utilizar los espacios no utilizados.

Saber cómo organizar un almacén permite establecer un sentido de estructura y orden, lo que resulta en una mayor eficiencia y rentabilidad. La manera de empezar es identificando las principales áreas de mejora y estableciendo prioridades.

Beneficios de la organización del almacén

La razón principal para invertir en la organización del almacén es ahorrar tiempo y esfuerzo, los que se ganan al ubicar los artículos de manera más rápida y eficiente. Esto aumenta la productividad. Un enfoque lógico y coherente de los procesos hace que sea más fácil y rápido para los operarios cumplir con los pedidos.

La seguridad es otra motivación para informarse acerca de cómo organizar un almacén. Por una parte, se evitan robos y productos extraviados; por otra, se previenen accidentes e incidentes con consecuencias para la salud de quienes trabajan en esta función.

El orden y una buena estructura mejora la precisión de los pedidos y eso eleva la satisfacción del cliente, que percibe que se le entrega un servicio optimizado: puntual y sin errores.

La organización no se basa únicamente en el aspecto físico del almacén o en la inversión en tecnología. Crear una cultura que promueva mantener el espacio de trabajo limpio y organizado es tan importante como aplicar las mejores prácticas en este área.

Créditos fotográficos: gorodenkoff y Vanit Janthra